Как происходит построение бизнес-процессов

Содержание
  1. Построение и организация бизнес-процессов предприятия: схемы, модели, примеры, бизнес-процесс продажи ⋆ Честный доход
  2. Построение и организация бизнес-процессов
  3. Схема бизнес процессов
  4. Модель бизнес процессов: примеры
  5. Бизнес-процесс продажи
  6. Построение модели бизнес-процесса
  7. Подготовка
  8. Начинаем составлять диаграмму
  9. Определяем шаги процесса
  10. Проверка
  11. Построение бизнес процессов компании и этапы разработки бизнес процесса
  12. С чего начать построение бизнес-процессов?
  13. Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании
  14. Построение схемы и этапы
  15. Моделирование бизнес-процессов
  16. Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?
  17. Зачем нужно построение бизнес-процессов?
  18. Как построить схему бизнес-процессов?
  19. Результат построения схемы бизнес-процессов
  20. про построение бизнес-процессов
  21. Как выстроить бизнес-процессы? Краткий экскурс в эффективный менеджмент
  22. Просто о сложном
  23. Как заставить систему работать? Управление бизнес-процессами
  24. Как провести анализ?
  25. Приступаем к моделированию

Построение и организация бизнес-процессов предприятия: схемы, модели, примеры, бизнес-процесс продажи ⋆ Честный доход

Как происходит построение бизнес-процессов

Для того чтобы бизнес был стабильным и прибыльным необходимо создать бизнес-процесс предприятия, компании. Эти процессы, по сути, являются стратегией бизнеса, которые помогают достичь желаемого результата. Поэтому, любая компании должна определять главные бизнес-процессы среди аналогов и моделировать их, дабы показать, как должно быть реализовано то или иное действие.

Необходимо знать, что бизнес-процессы какого-либо предприятия должны делиться на 4 блока — операционный менеджмент, отношения предприятие/клиент, инновационные разработки, вклад и развитие общества.Первый блок несет ответственность за развитие отношений с поставщиками, за производство товаров/услуг, доставку, управление рисками.

Второй блок, взаимоотношения с клиентами, подразумевает под своими действиями такие процессы, как выбор клиентской базы, их привлечение, сохранение и развитие взаимоотношений в целом.

Третий блок, инноваций, заключается в разработке новых подходов и возможностей для реализации товаров и услуг, создание новых продуктов и услуг, а так же их продвижение на рынок.

Построение и организация бизнес-процессов

В данной статье предоставим возможность рассмотреть построение бизнес-процессов в двух вариантах в IDEF0.

Все модели и продукты, которые предоставлены в программе, дают возможность проанализировать процессы, которые затем можно будет использовать за широким спектром назначения (для руководства, в нормативно-методологических документах).

Модель в программе может строиться по подобию организации структур на предприятии — в иерархическом порядке, как и в структуре подразделений предприятия.

Модель бизнес-процессов может так же изображаться по принципу «цепочки ценностей». Так, например, в модели необходимо будет изобразить последовательность процессов.

Необходимо отметить, что в данном варианте модели войдет не только процессы внутреннего характера, но и внешнего. Для того чтобы было понятно, где внешний процесс, а где внутренний, на схеме изображаются цепочки различны за своим цветом, так же все процессы имеют свою последовательность. Такая цепочка будет сложной для понимания.

Организация бизнес-процессов — это система мероприятий, с четко установленной внутренней структурой с учетом особенностей конкретной компании для конкретной области деятельности. В результате получаем документ с полным описанием процессов для их реализации.

Для того чтобы организовать бизнес-процессы необходимо в первую очередь исследовать фактическое состояние процессов, дабы получить определенные данные.

К примеру, как долго проходит заказ, сколько средств уходит на обработку, какие задержки, условия работы и т.д. Далее необходимо обработать все полученные данные и проанализировать их и оценить.

После чего следует проработать варианты над решением определенных проблем и задач, полученных при анализе.

Важно так же каждое решение рассматривать детально, которое подразумевает ряд процессов:

  • Перемещение и изменение рабочих мест;
  • Разработка мероприятий по реализации.

Следующий этап организации бизнес-процесса является подготовительная деятельность к проведению конкретного мероприятия. Данное мероприятие направлено на выявление слабых мест организации и их устранение. В последнем этапе организации применяют полученные результаты в предыдущих этапах, которые сопоставляются с целями уже давно установленными.

Таким образом, такой подход должен усовершенствовать и улучшить деятельность работников и компании в целом, которые в дальнейшем окажут положительное влияние на деятельность и результат.

Схема бизнес процесса — эта графическое изображение пошаговой деятельности предприятия, где изображено все блоки подразделения организации с описанием входящих и исходящих документов.

Главными критериями, которые должны быть для схемы бизнес процесса является ее читабельность, лаконичность и информативность.

Есть большое количество схем, которые используются на предприятиях, но мы предлагаем рассмотреть наиболее использованные.

Схема бизнес процессов

Первая блок схема бизнес процесса — это «Простая блок- схема». В ней отображены все возможные передвижение документов и как результат используется блок «решение». Плюсами такой схемы является отображение всех логических процессов наглядно, минус же в том, что в такой схеме легко запутаться за счет информационной перегруженности, а блок «решения» не всегда уместен.

Вторая блок схема — это тоже «Простая блок схема», но на ней не отображается документы, а так же блок решение, что делает данную схему значительно проще и понятнее. Таким образом, данную схему может прочитать любой пользователь.

Но существуют и минусы данной схемы — логика принятия решений в данных схемах скрыта, что не всегда может дать правильный результат прочтения.

Тем не менее, схема бизнес процесса пример, который мы описали выше, доступна как для разработчиков, так и сотрудников, которые пользуются данной схемой.

Третий вид схемы называется «Процедура». Ее структура немного усложнена и расширена, а создается такой эффект благодаря использованию знаков с расширенными функциями. Так, например, ромбик, имеет расширенные возможности, но не может быть декомпозирован.

Таким образом, при использовании ромбика в схеме вместо четырехугольника делает ее более наглядной. Еще одной изюминкой данной схемы становится стрелка, которая используется с одним наконечником, которая покажет последовательность операций. А вот если в данной схеме использовать стрелку, которая имеет два наконечника, тогда можно говорить о движении документов.

Более того, в схеме к стрелкам можно привязать конкретный документ, что позволит отобразить информацию целостней. Плюсом данной схемы являются такие особенности — простота, акцентирование внимания на исполнения какой либо операции, предоставление большего количества полезной информации.

Минус схемы «Процедура» заключается в блоке «решение», которые не может быть декомпозирован, а так же неоднозначность в наименовании стрелок, что может привести к недопониманию.

Если вы остановили свой выбор на блок схеме разработанной по методу ARIS eEPC, тогда вам стоит знать, что такая схема не читабельна для неподготовленного человека. Такая схема требует к себе больше знаний и умений, нежели первые три.

Более того, данная схема относительно предыдущих трех имеет более габаритные размеры, что повышает уровень сложности в построении такой схемы. Плюсы такой схемы заключаются в содержании выдержанной и строгой логики процессов, четкость в определении событий.

Минусы — сложность восприятия, усложненный процесс создания схемы, избыток информации, необходимость знаний для ее прочтения.

Таким образом, мы рассмотрели схемы бизнес процессов предприятия, которые различны за своей структурой, логикой и информативности.

Наиболее понятной схемой и читабельной является блок схема «Простая» без блока «решения» и описания движения документации. Такая блок система будет доступна для всех, даже без навыков и специальных знаний.

Стоит так же отметить, что каждая из схем по-своему уникальна и может быть использована на предприятиях.

Модель бизнес процесса — это важная составляющая развития конкретного предприятия. Благодаря моделированию бизнес-процессов строятся бизнес решения, определенные документы, задания для технического исполнения, и т.д… Очень важен тот момент, чтоб модель бизнес процесса смог прочитать каждый работник, как исполнитель, так и разработчик. Поэтому, в данной сфере приветствуется простота.

Модель бизнес процессов: примеры

Если мы говорим про структуру предприятия небольшого размера, то модель бизнес процесса будет состоять из таких служб, как служба сбыта, производственная, снабжения и т. д.

Так же существуют модели схемы для отдельного блока, где описания всех документов, процессов и функций будет описана более детально. Так, например, рассмотрим блок службы сбыта.

Он будет информировать нас о деятельности директора по сбыту, деятельности отдела маркетинга, деятельности отдела сбыта и готовой продукции. На данной схеме так же будут видны входящие и исходящие документы.

Детализируя второй блок (производственная служба) мы будем рассматривать функции работы, различного рода операции, которые исполняются в отделе маркетинга работниками. В свою очередь работники могут осуществлять каждый до 8 операций.

Всю информацию, которая касается сотрудников и их функций специалисты, а так же опытные бизнесмены советуют использовать таблицу с указанием в ней исполнителя и его ответственности.

Таким образом, мы получим тех, кто отвечает за выполнение процесса, участвует в его выполнении, а так же тех, кто получают конкретную информацию по процессу.

Важно знать, что установить точное распределение деятельности исполняющих-обязанности в графической форме — дело очень кропотливое и практически невозможное. Помимо работ, описанных в матрице ответственности, будут существовать еще другие процессы других подразделений.

Существует другие варианты построение моделей бизнес процессов. Один из них это модель создана по принципу цепочки, которая создается на последовательности действий. Так, например если вы занимаетесь бизнесом по изготовлению, какого-либо сырья эта модель будет выглядеть так: произвести сырье — хранить сырье — переправить сырье — хранить сырье.

Это схема не полная, так как имеет свое продолжение, которое сообщает нам о бизнес-процессах, происходящие на внешних предприятиях и будут выглядеть так: доставить сырье на предприятие — хранить на складе — произвести продукт из сырья — хранить продукт.

Графически бизнес процесс выполняемый предприятием выделяется белым цветом, а бизнес процесс осуществленный контрагентами предприятия выделяются синим цветом или любым другим.

Таким образом, предприниматель может выбрать для себя любую форму построения бизнес-процессов.

Главным критерием таких моделей должны быть лаконичность, точность, конкретность, читабельность, а так же информативность.

Выше представленные модели процессов являются не единственными графическими формами реализации действия предприятия, а лишь его малая доля. Для вас были представлены наилучшие варианты.

Любое предприятие состоит из ряда определенных действий, которые воспроизводятся поочередно и составляют определенный цикл. В период всей деятельности все процессы в результате порождают продукт, который в свою очередь меняется на деньги.

Давайте рассмотрим один из вариантов производства. К примеру, вам нужно что-то воспроизвести с конкретным качеством.

Следовательно, чтоб продукт был качественный нам необходимо принять определенные меры, а для этих мер необходимы определенные знания, умения и навыки.

Бизнес-процесс продажи

Блок схема бизнес процессов-процессов за своей сложностьюможет выглядеть по-разному, но дабы получить желанные результаты, предпочитают писать их простыми для всех понятиями. Вы спросите: что собой представляют эти блок-схемы? Итак, внимание, ответ:

Когда мы видим перед собой блок-схему, то перед нами открывается целый комплекс различных фигур. Каждая фигура обозначает свой процесс.

Так например, вытянутая с округлыми краями фигура используется для показа первого и последнего процесса, квадрат представляет собой этап-процесс, фигура похожая на квадрат, только снизу волнистая линия вместо прямой обозначает документ, который создается. Вытянутый ромб обозначает документы, которые покидают процесс. Круг обозначает ссылку на следующую страницу.

Варианты построения схемы бизнес процессов

Существует несколько вариантов построение схемы бизнес процессов — это простая блок-схема, которая отображает движение документов и использует в своей структуре блок «решение», простая блок-система без отображения документов и «решения», блок-схема «Процедура» и ARISeEPC.

Все же из всех перечисленных блок-схем большинство отдают предпочтение простым блок-схемам без отображения на них документов и блока «решение», которые легко читается без специальной подготовки.

Таким образом, читать такие схемы будет удобно, как разработчикам, так и исполнителям. В таких блок-системах наглядно изображено логику того или иного процесса.

Еще одним плюсом такой схемы является ее информативность, ведь благодаря не загроможденной схеме лишними элементами ниже можно подробно описать тот или иной процесс.

Важно помнить, что схема должна нести информативную функцию, быть понятно для любого уровня работника. Ведь именно от типа схемы, а так же правильности ее расшифровки зависит на сколько точно будет соответствовать деятельность на производстве.

Таким образом, к выбору и созданию схем нужно подходить со всей ответственностью. Поэтому не к чему загромождать схему различными графическими элементами.

Источник: https://bizkompass.com/biznes-process-p1683.html

Построение модели бизнес-процесса

Как происходит построение бизнес-процессов

Артур Хедж

Первый шаг к повышению эффективности процесса: определите, где вы сейчас находитесь.

Краткое описание процесса построения модели бизнес- процесса

Этап подготовки.

  • Определить границы процесса
  • Определить конечного потребителя процесса
  • Установить состав участников

Этап разработки модели процесса.

  • Определить инициирующее событие
  • Определить результат процесса
  • Создать диаграмму процесса
  • Определить исключения

Этап проверки (валидации).

  • Проверить соответствие диаграммы процесса действительности
  • Определить исключения

Ранее я уже представлял несколько статей об управлении бизнес-процессами (BPM) и об инструментальных средствах, что служат для управления бизнес-процессами. Эти инструментальные средства предназначены для разработки приложений, необходимых для решения бизнес-задач.

Первым шагом в процессе создании ВРМ- приложений является разработка модели бизнес-процесса.

Полученные модели в дальнейшем будут использованы для построения диаграмм, отражающих текущее состояние той или иной задачи, и подсказывающих, какие имеются возможности для усовершенствования, а также, что нужно сделать, чтобы оптимизировать и автоматизировать данную задачу. Эта статья призвана ознакомить читателя с процессом построения диаграмм бизнес-процесса (BPD), которые, в конечном счете, являются руководством при создании приложения.

В этой статье обсуждается построение модели с помощью нотации графического представления бизнес-процессов (BusinessProcessModelingNotation — BPMN). Стандарт BPMN представляет собой типовой набор символов и правил для описания бизнес- процессов. Стандарт поддерживается консорциумом Object Model Group (OMG), спецификацию стандарта можно найти на сайте консорциума OMG.

BPMN — хороший вариант для применения, ибо многие разработчики программных средств для данной отрасли уже поддерживают этот стандарт. Кроме того, BPMN позволяет производить преобразование в дополнительный набор стандартов, который называется языком для выполнения бизнес-процессов BPEL (BusinessProcessutionLanguage).

Этот командный язык позволяет серверу процессов выполняет код, генерируемый непосредственно из BPMN. Для организации, инвестирующей значительные средства в BPM, использование открытых стандартов для разработки имеет долгосрочное стратегическое преимущество.

Со временем такой подход позволит создавать модель процесса при помощи одного инструмента, а выполнять при помощи другого, исходя из того, что все они поддерживают указанные стандарты.

Кроме того, в предлагаемой вашему вниманию статье построение модели бизнес- процесса описывается с точки зрения аналитика, планирующего построить модель существующего процесса.

Будучи составленной, диаграмма бизнес-процесса (BPD) может быть использована для анализа процесса, его оптимизации, а впоследствии и для создания оптимизированной модели процесса, уже включающей в себя элементы автоматизации.

Специфика разработки требуемого приложения в данной статье не рассматривается, вместо этого для наглядности особое внимание будет уделено моделированию существующего процесса. А в качестве примера мы рассмотрим построение модели «Поступление в колледж», приведем упрощенное представление этого процесса, и опишем, какие шаги должны быть сделаны.

Моделирование процесса делится на три основных этапа. Первый этап называется этапом подготовки, здесь определяются границы моделируемого процесса и собираются все основные данные о нем.

Второй этап — это этап непосредственно создания модели, здесь идет работа в группе главных участников проекта, работа по подтверждению собранной на первом этапе информации, а после этого составляется и сама подробная диаграмма процесса.

Третий этап — этап проверки (или валидации), на котором происходит наблюдение за реальным процессом, проводятся различные интервью с целью выяснить, соответствует ли построенная модель действительности, а также обрабатываются все исключения, выявленные на втором этапе.

Подготовка

Первый шаг подготовительного этапа — это описания процесса от начала до конца с точки зрения бизнеса. На этой стадии важно очертить границы процесса настолько широко, насколько это возможно. Впоследствии гораздо проще детализировать границы процесса, если они заданы для процесса чересчур широко, чем расширять описание, когда границы изначально узкие.

И это важно по нескольким причинам. Во-первых, если описание процесса неполное, то можно запросто упустить из виду какие-нибудь важные взаимодействия между подразделениями организации. Именно из-за этого решения часто бывают неэффективными.

Верный способ убедиться в правильности видения процесса — определить его конечного потребителя. Например, приемной комиссии университета требуется помощь в повышении эффективности процесса приема абитуриентов. В этом случае важно помнить, что конечным потребителем данного процесса является абитуриент, а не приемная комиссия.

Правильный вопрос, требующий ответа, звучит так: «Для кого непосредственно это все делается?».

После корректного описания бизнес-процесса необходимо определить все задействованные в нем стороны. В BPMN они называются «участниками» («participants»). Те, кто знаком с UML, могут рассматривать их как «actors» (исполнители, субъекты).

Термин «участник» при описании процесса относится к лицу или системе, а термин «область» («pool») — к существующей диаграмме. Участники — это люди или вещи, принимающие участие в процессе, который моделируется. Людей лучше идентифицировать не по именам, а по ролям, которые они играют.

Например, если декан Роберт Смит, отвечающий за набор студентов, хочет принять всех абитуриентов, находящихся в списке ожидания, то соответствующая дорожка («swimlane») диаграммы будет называться «декан, отвечающий за набор студентов», а не «Роберт Смит».

Абитуриенты на BPD представлены в виде областей, и к областям можно обращаться так же, как к дорожкам.

Одной из причин для формирования предварительного списка задействованных в процессе участников является необходимость убедиться в том, что интервьюируются «правильные» люди.

Хорошее знание участников гарантирует, что все они будут включены в процесс построения модели процесса.

Разумеется, что на этапе создания модели может выявиться какая-то группа участников, участвующая в процессе в порядке исключения, и которая вследствие этого была упущена из внимания.

Начинаем составлять диаграмму

С помощью выбранного аналитиком программного средства начинаем составление диаграммы бизнес-процесса, формируя область или дорожку для каждого из участников.

Как показывает опыт, имеет смысл разработать цветовую схему, чтобы выделить различные типы участников, например, сотрудников, клиентов, внешних поставщиков и системы.

Описав процесс и составив список участников, можно переходить к этапу моделирования.

Моделирование обычно происходит в группе, состоящей из представителей каждого участника. Это, как правило, менеджеры или супервайзеры, имеющие представление, как и куда движется бизнес.

Аналитик обеспечивает организацию совещаний и отвечает за реализацию проекта. При групповом обсуждении обязательно возникнут разногласия по поводу описания процесса.

Не следует тратить на них много времени, пока отложите, все разрешится на этапе проверки.

Начинать работу следует с анализа границ процесса. Затем нужно определить событие, которое инициирует процесс, и событие, которое говорит о нормальном (штатном) завершении процесса, то есть, необходимо выяснить, как начинается и как заканчивается процесс.

Еще раз хочется заострить внимание: очень важно обозначить стартовую и конечную точки именно с точки зрения пользователя.

Например, в том же случае с поступлением в колледж нужно начать того, с чего начинает абитуриент (в данной ситуации к нему сначала возникает интерес как к потенциальному участнику спортивной команды колледжа).

Для того чтобы это учесть, необходимо выделить отдельный процесс («подбор кандидатов в спортивную команду»). Также важно иметь четкое определение процесса, для которого создается модель еще до начала работы.

Если инициирующих событий несколько, попробуйте разбить событие на части и разработать новую высокоуровневую модель, включающую все инициирующие события. Конечно, это может оказаться коварной задачкой, с которой не так просто справиться.

Например, в нашем примере с процессом поступления в колледж, возможно, будет необходимо доработать нашу модель, чтобы она предусматривала подачу заявления абитуриентом через Web или по обычной почте, и, таким образом, могла отслеживать процесс рассмотрения заявления с наступлением любого из вышеприведенных событий.

Закономерно возникает вопрос: это два разных инициирующих события или одно, имеющее две разновидности? При построении модели существующего процесса, скорее всего, нет необходимости решать эту частную задачу, ибо цель данного этапа — определение критических областей существующего процесса, явно нуждающиеся в усовершенствовании.

Однако, на этапе создания оптимизированной модели, которая уже будет использоваться в управлении производственными процессами, решение все же надо будет принять.

Определяем шаги процесса

Итак, смыслом вышеупомянутого совместного обсуждения является определение основных стадий или, иначе говоря, «шагов» процесса. Сделать это можно при помощи нескольких итераций. Сначала отбросьте все исключения и попробуйте быстренько набросать план всех шагов, которые, в общем и целом образуют процесс, для случая, если все идет «по плану».

Далее, оставьте место на доске или на листе бумаги, куда будете записывать самые невероятные вещи, которые, по мнению участников, могут произойти. После того, как описание нормального выполнения процесса будет закончено, имеет смысл вернуться и проанализировать данный список чрезвычайных событий.

Вот пример подхода для составления списка задач: нужно пройти шаг за шагом весь «нормальный» процесс, тщательно выделяя все точки принятия решений и артефакты [1], производимые в ходе процесса. Как правило, каждое действие представляется в виде прямоугольника с закругленными краями, содержащего описание задачи в формате «глагол- существительное».

Например, описание «Рассмотреть заявление» означает, что приемная комиссия должна рассмотреть заявление абитуриента.

Составив черновой набросок модели бизнес-процесса, следует зафиксировать на бумаге вариант исполнения существующего процесса. На практике же при выполнении процесса, далеко не все организации в точности следуют его описанию. Для этого есть несколько причин.

Во-первых, работники группы, реализующей последовательность ручных операций, скорее всего, нашли свои собственные методы выполнения заданий.

Во-вторых, менеджеры отделов, представившие информацию на этапе моделирования, могут не знать о том, что их подчиненные при выполнении заданий отступают от заданных процедур.

Во многих случаях такое поведение абсолютно приемлемо, так как после формализации процесса произошло изменение условий. Например, требования и привычки клиентов изменились, и соответственно поменялось и поведение работников.

Проверка

В завершение, выполните этап проверки. Цель данного этапа — выполнить оценку существующего процесса и удостовериться, что собранная информация соответствует действительности.

Одна из ситуаций, когда у организаций появляются различия в выполнении процессов, это когда сходные процессы в разных точках (отделах, филиалах и т.п.) выполняется по-разному.

Не принимая во внимание глобальные соображения (которые добавляют еще один уровень сложности), это как раз тот случай, когда разные офисы одной организации в процессе развития стали предоставлять одни и те же услуги или выполнять одну и ту же функцию по-разному.

Разумеется, если бы все было одинаковым и постоянным, этот этап, возможно, и не понадобился бы. Кроме того, как уже было сказано, существуют различные исключения в выполнении процесса. Сначала проанализируйте исключения, выявленные в ходе моделирования, и проверьте, насколько они учтены. Затем составьте список исключений, обнаруженных на этапе проверки.

После завершения этапа проверки вы должны получить диаграмму бизнес- процесса, сопровождаемую его кратким описанием и списком выявленных исключений.

Эта информация впоследствии позволит организации проанализировать происходящее и сделать рекомендации по оптимизации существующего процесса. Данная диаграмма послужит руководством при анализе информации о затратах, определении узких мест и точек задержки.

Что, в конечном счете, способствует развитию существующей системы управления бизнес-процессами и принесет ощутимую прибыль от инвестиций.

Перевод компании DIRECTUM

Источник: AIIM (Developing a Business Process Model)

Источник: https://bpmsoft.org/postroenie-biznes-processov/

Построение бизнес процессов компании и этапы разработки бизнес процесса

Как происходит построение бизнес-процессов

Построение бизнес-процессов компании начинается с разработки схемы, отражающей его суть и механизм работы. Создание подобной схемы позволит вам наглядно представить, как работает или должен работать ваш бизнес.

С чего начать построение бизнес-процессов?

Этапы разработки бизнес процесса будет успешным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий для чего необходимы. Для начала вам нужно установить границы всех процессов. Вам потребуется полный список, в котором подробно перечислены все протекающие на предприятии бизнес-процессы.

Схема создания бизнес-процессов компании

Построение должно быть простым и логичным: длинные заголовки, сложные описания процессов отнюдь не способствуют эффективному понимаю.

Необходимо задавать такое название и описание, которое дают содержательную, но краткую характеристику. В описании процесса можно указывать цель или особенности использования.

Лаконичные названия и емкое описание упростит и ускорит навигацию, что особенно актуально при большом количестве процессов.

Общий подход к работе по построению бизнес-процессов компании

Работать с бизнес-процессом, а также выполнять его, будет намного проще при продуманной и логичной структуре. Прежде чем начать построение, убедитесь в том, что структура оптимизирована, для чего необходимо выполнить важные рекомендации:

  • Создавайте небольшие бизнес-процессы, по возможности разбивая их на логические блоки. На одну диаграмму не стоит помещать более десятка-полутора элементов. Если процесс сложный, лучше реализовать отдельные элементы как подпроцессы и настроить связи между ними;
  • Основной поток бизнес-процесса выстраивайте на одном уровне, альтернативные пути, нейтральные и отрицательные события – в ответвлениях;
  • Во время построения процесса следите, чтобы наибольшее количество потоков было размещено в одном направлении. Вы можете выбрать один из двух популярных подходов к построению: сверху вниз или слева направо;
  • Обеспечьте параметры процесса бизнеса понятными, логичными названиями. Если параметр процесса нигде не используется – удалите его.

Построение схемы и этапы

Построение можно выполнять по следующему алгоритму:

  1. Установка границ. Любой процесс бизнеса начинается определенным событием и оканчивается другим событием. Для начала вам необходимо обозначить события, которые являются началом и окончанием процесса.
  2. Нарисуйте блоки процесса. Выполните построение всех блоков (подпроцессов и операций) в порядке их выполнения. Помните, что на этом этапе схема должна быть упрощенной.
  3. Усложните схему. Добавьте в нее возможные варианты развития событий, а также промежуточные операции бизнеса.
  4. Расставьте роли. Построение бизнес-процесса не подразумевает введение в схему конкретных должностей или определенных сотрудников. В построении используется понятие роли. Одна роль может исполняться разными сотрудниками, один сотрудник может выполнять несколько ролей.
  5. Разместите документы, которые представляют собой любую информацию (письма, доклады, сообщения). Также на этом этапе построения нужно учесть промежуточные продукты, в качестве которых могут выступать переходящие из одного блока в другой процессы.
  6. Укажите используемые программы, а также базы данных.
  7. Расположите материалы и инструменты, которые используются в бизнес-процессах. Однако не стоит делать описание на этом этапе построения слишком детальным.
  8. Определите показатели эффективности, учитываемые в системе, и добавьте их на схему построения.
  9. Схему свяжите с другими процессами бизнеса. Укажите, чем ваш процесс обменивается с другими.
  10. Проверьте полученную модель после построения.

Моделирование бизнес-процессов

Чтобы лучше построить процесс, его изначально лучше визуализировать. Для этого есть ряд программ.

ELMA BPM

ELMA BPM

Преимущества:

  • Визуализация с помощью диаграмм;
  • Не требует навыков программирования;
  • Возможность контроля отслеживать выполнения задач;
  • Интеграция с платформой 1С Битрикс
  • Назначения ролей;
  • Присутствует полна документация по работе с ELMA BPM

Система бизнес-моделирования Business Studio

Business Studio

Преимущества:

  • Позволяет сформировать наглядную организационную структуру компании;
  • Ведение штатного расписания;
  • Возможность моделирования бизнес-процессов;
  • Визуализация и контроль системы KPI.

Visual Paradigm

Visual Paradigm

Преимущества:

  • Построение любых моделей
  • Проверка моделей на жизнеспособность
  • Авто-генерация документов
  • Точная настройка моделей бизнес-процессов
  • Модели можно перевести в код
  • Выгрузка модели в графическом виде
  • Версия для Mac OS X

Какими качествами должна обладать готовая схема бизнес-процессов?

Построение бизнес-процессов должно окончиться наличием четкой и продуманной схемы. Глядя на нее, вы должны получить представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами и чем он связан;
  • какие операции, кем и в каком порядке выполняются;
  • какие документы используются и в каких операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема, подготовленная с учетом всех рекомендаций по построению, должна быть информативной и простой для восприятия. Из нее должно быть очевидно, каким образом процесс выполняется в реальной жизни.

Бизнес будет прибыльным лишь при условии, что своевременно созданы важные бизнес-процессы. По сути, они представляют собой стратегию, которая помогает достичь желаемых результатов. Поэтому построение бизнес-процессов, выделение самых важных и их моделирование должно стать обязательным этапом развития компании.

Пример схемы бизнес-процессов

Зачем нужно построение бизнес-процессов?

Работа по созданию процессов занимает немало времени, однако приносит эффективные результаты. Выделяют следующие цели построения:

  • Описание. Формирование модели поможет вам изучить процесс от начала до завершения, оценить его сильные и слабые стороны.
  • Нормирование. Любой вид деятельности осуществляется по правилам, поэтому важно регламентировать разработку бизнес-процессов.
  • Взаимосвязи. Создание бизнес-процессов помогает установить взаимосвязь между отдельными элементами.

Однако одного построения модели мало – нужно также установить логические связи между разными процессами. Формирование процессов выполняется в определенной последовательности:

  • Подготовка: определение сроков выполнения проекта, а также состава участников.
  • Разработка: анализ инициирующих событий, оценка примерных результатов и возможных рисков.
  • Проверка: сравнение полученных результатов с ожидаемыми.

Построение бизнес-процессов компании выполняется с использованием современных компьютерных технологий и программного обеспечения.

Как построить схему бизнес-процессов?

Этапы составления бизнес-процессов:

  1. Установка границ. Обозначение событий, которые является началом и окончанием процесса.
  2. Схематичное изображение блоков процесса. Расположение блоков подпроцессов, операций в порядке выполнения.
  3. Усложнение схемы. Добавление в нее различных вариантов развития событий и промежуточных операций.
  4. Распределение ролей. Для построения бизнес-процесса не требуется вводить в схему конкретные должности или определенных сотрудников — используется понятие роли. Один исполнитель не обязательно выполняет только одну роль.
  5. Размещение документов (докладов, сообщений, писем), учет промежуточных продуктов.
  6. Уточнение используемых программ, систем и баз данных.
  7. Расположение материалов и инструментов, применяемых в бизнес-процессах предприятия.
  8. Определение показателей эффективности.
  9. Связывание схемы с прочими процессами.
  10. Проверка структуры полученной модели.

Результат построения схемы бизнес-процессов

Четкая, продуманная и понятная схема – ценный результат, к которому нужно стремиться, создавая бизнес-процессы компании. Построение, выполненное по всем правилам, должно давать представление о следующих вещах:

  • чем процесс начинается и заканчивается;
  • с какими другими процессами чем он связан;
  • какие операции, кем, в каком порядке выполняются;
  • какие документы применяются в различных операциях;
  • какие требуются инструменты и материалы;
  • насколько высокие показатели эффективности необходимо получить, чтобы процесс считался успешным.

Качественная схема всегда является информативной, простой для восприятия. Она дает представление, как процесс выполняется в реальных условиях.

про построение бизнес-процессов

Источник: http://bizprocess.by/postroenie-biznes-protsessov/

Как выстроить бизнес-процессы? Краткий экскурс в эффективный менеджмент

Как происходит построение бизнес-процессов

Согласно данным GEM, полученным в процессе независимого международного исследования, российский бизнес находится на начальной ступени развития.

Численность предпринимателей в стране в несколько раз ниже, чем в государствах-членах БРИКС.

Активность в коммерческом секторе не превышает 5,75%, в то время как в Китае 14% населения занимается самостоятельной экономической деятельностью. В чем причина такого явления?

Эксперты полагают, что виной всему невысокий уровень финансовой и правовой грамотности граждан. Предприниматели попросту не владеют навыками построения эффективного бизнеса. Успешные представители сегмента руководствуются преимущественно интуицией и логикой. Прогрессивные методики используются лишь единицами.

Просто о сложном

Одним из ключевых условий успешной реализации коммерческого проекта специалисты считают построение процессно-ориентированной системы. Под этим термином квалифицированные менеджеры понимают всю совокупность мероприятий, ориентированных на достижение поставленной предпринимателем цели. Весь комплекс можно разбить на три большие группы:

Основными признаются хозяйственные операции, в ходе которых создаются товарно-материальные ценности, формируются денежные потоки или возникают имущественные права. К таковым относят:

  • закупку и доставку сырья;
  • выпуск продукции, оказание услуг или производство работ;
  • организацию продаж, включая маркетинговые мероприятия.

Эти процессы служат своеобразным фундаментом, поэтому при их построении следует проводить самый тщательный анализ. В частности бизнесмену потребуется разработать технологические карты, решить вопросы логистики, провести ряд исследований рынка.

К этой подгруппе относят мероприятия, направленные на обеспечение бесперебойной и законной работы всего предприятия. Они не направлены на получение дополнительной прибыли. В качестве примера следует привести:

  • бухгалтерское, секретарское и юридическое обслуживание;
  • работу кадровой службы;
  • техническое и программное обеспечение.

Суть деятельности заключается в решении косвенных задач, непосредственно связанных с коммерческой деятельностью.

По мнению экспертов, эта часть единой системы бизнес-процессов является самой важной. Комплекс включает стратегическое планирование, проведение анализа эффективности избранной линии поведения на рынке, решение административных вопросов, постановку задач, контроль и многое другое.

Таким образом, разработка эффективной процессно-ориентированной модели предполагает работу над тремя блоками, каждый из которых включает десятки направлений. При этом потребуется учитывать отраслевую специфику, особенности выбранной организационной формы компании, а также объем привлеченных инвестиций.

Данные глобального мониторинга предпринимательства GEM

Как заставить систему работать? Управление бизнес-процессами

В практике довольно часто встречаются ситуации, когда разработанная модель не приносит ожидаемых результатов. Причиной такой неудачи, как правило, становятся ошибки, допущенные в процессе аналитического исследования. Неэффективными признаются и попытки внедрения типовых макетов.

Как провести анализ?

Начальным этапом разработки любой бизнес-модели становится исследование. Его проводят по каждому направлению, заполняя своеобразные чек-листы.

Так, например, подготовка материалов по направлению «Бухгалтерское сопровождение» будет включать оценку:

  • оптимального налогового режима для избранного типа деятельности;
  • наиболее эффективных систем учета;
  • прогрессивных моделей обращения товарно-материальных ценностей;
  • подходящего способа оплаты труда наемного персонала;
  • безопасных алгоритмов расчетов с контрагентами;
  • порядка организации проверок (инвентаризаций, ревизий);
  • особенностей координации финансовых потоков;
  • проектов учетной политики и прочих документов;
  • необходимости внедрения систем материальной ответственности работников и многое другое.

Сбор данных по блоку «Логистика» основывается:

  • на оценке существующих в отрасли систем приемки и отпуска материальных ценностей;
  • на поиске надежных транспортных компаний или проработке собственной структуры АТЦ;
  • на расчете оптимальных маршрутов движения;
  • на результатах анализа различных алгоритмов складского учета;
  • на итогах исследования современных методик хранения имущества, построения взаимосвязей, обмена информацией и документами.

Итогом такой оценки становятся данные для разработки моделей, адаптированных к конкретным условиям.

Важно понимать, что каждое направление требует серьезной проработки с привлечением квалифицированных специалистов. Лишь в этом случае можно говорить о получении объективной, полной и достоверной информации.

Приступаем к моделированию

Одной из самых серьезных ошибок российских предпринимателей является внедрение типовой структуры управления бизнес-процессами.

Полное копирование чужого, пусть и успешного, опыта приводит к ограничению потенциала фирмы.

Для обеспечения надежности и эффективности предприниматели должны адаптировать систему к конкретным условиям осуществления деятельности. Оптимальным же вариантом будет самостоятельное выстраивание структуры.

Стандартный пример моделирования бизнес-процесса

Основными задачами на этом этапе являются:

  • точное обозначение результата бизнес-процесса;
  • оценка значения конкретной операции во всей деятельности предприятия;
  • определение набора действий (инструкции, регламенты, технологии);
  • четкое разграничение ответственности и постановка задач перед специалистами;
  • обозначение используемых ресурсов;
  • проработка систем коммуникации;
  • работа над схемой движения документов;
  • оценка возможностей к оптимизации и повышения эффективности;
  • решение вопросов автоматизации.

Техническая сторона моделирования бизнес-процессов предполагает решение вопросов об участниках, конечном результате, используемых инструментах, обеспечении контроля. Итоги работы специалиста отражаются в блок-схемах по каждому направлению.

В конечном счете, руководителями должны быть сформированы:

Каждый отдельный бизнес-процесс изображается в форме абстрактного звена, что позволяет отобразить общую картину взаимосвязей.

Такая схема показывает зависимость одного структурного элемента системы от другого, значение работы подразделений. Кроме того, здесь описываются документы, составляемые на предприятии.

Анализируя карту, руководитель может проводить оптимизацию, заменять отдельные секторы или дополнять модель новыми ветвями.

Блок-схема 1 “Работа с потенциальным клиентом”

Суть этого документа сводится к отражению иерархии должностей компании. На диаграмме отражается соподчинение, взаимосвязи специалистов, распределяется объем ответственности. Оценка системы дает возможность провести ротацию штата, оптимизировать численность сотрудников, исключить дублирование полномочий и споры о компетенции.

Ее разрабатывают для уже функционирующих предприятий с целью поиска источников проблем. Оценка действительной системы бизнес-процессов позволяет находить эффективные варианты оптимизации и преодолевать трудности с минимальными затратами. Как правило, модель включает общие и детализированные описания. Рассмотрение системы на различных уровнях необходимо для принятия обоснованных решений.

Пример диаграммы Ганта при моделировании бизнес-процессов

В завершение отметим, что методик моделирования и управления бизнес-процессами сегодня довольно много. Их применение должно учитывать специфику организации.

На начальной стадии развития коммерческой фирмы актуальной окажется работа с обычными блок-схемами и инструкциями. Это позволит быстро найти оптимальный вариант и сократить издержки на процедуры.

Модернизация систем на крупных предприятиях потребует созыва экспертной группы и проведения масштабного анализа.

Гордеева Елена Александровна

Источник: http://vbiznese.org/menedzhment/predprinimatelstvo/kak-vystroit-biznes-processy.html

ИП Информ
Добавить комментарий