Что важно знать при выборе офиса для ИП?

Содержание
  1. Поиск и выбор офиса
  2. Определиться с целью
  3. 1. Местоположение офиса (бизнес-центра)
  4. 2. Наличие авто-парковки
  5. 3. Уровень операционных расходов на содержание офиса
  6. 4. Коммунальные платежи и телекоммуникационные расходы
  7. 5. Инженерия
  8. 6. Инфраструктура
  9. 7. Планировка офиса
  10. 8. Управляющая компания
  11. 9. Внутренняя отделка офиса
  12. 10. Наличие дополнительных функциональных помещений
  13. Как найти идеальный офис под свой бизнес и сэкономить: правила выбора помещения, тренды и советы архитектора
  14. Мировой опыт и тренды. Офис — отражение философии компании
  15. Как выбрать подходящее помещение под ваш тип компании
  16. Офис «на вырост»
  17. Как рассчитать площадь
  18. Что увидит клиент
  19. Переговорные комнаты — центры коммуникации
  20. Необходимость офиса для предпринимателя
  21. Офис как ключевое звено в управлении бизнесом
  22. Основные аспекты выбора офисного помещения
  23. Классификация офисных помещений
  24. Бухгалтерия ИП для начинающих предпринимателей
  25. Плюсы самостоятельного ведения учёта
  26. Ведение бухгалтерии онлайн
  27. Всё, о чём должен знать начинающий предприниматель
  28. Особенности ведения бухгалтерии ИП для начинающих
  29. ОСНО
  30. УСН и Патент
  31. ЕНВД и ЕСХН
  32. Как выбрать офис правильно. Советы по выбору офисного помещения
  33. Подготовительные работы
  34. На что обратить внимание при выборе офиса?
  35. 10 простых советов о том, как выбрать офис и не пожалеть:

Поиск и выбор офиса

Что важно знать при выборе офиса для ИП?

БиблиотекаСтатьиКоммерческая недвижимостьПоиск и выбор офиса

Выбор офиса – одна из первостепенных задач для любого бизнесмена. Зачастую владельцами бизнеса закладываются такие характеристики как транспортная доступность, представительность (класс бизнес-центра), ценовой уровень. Но так ли просто выбрать подходящий вариант и что еще необходимо учитывать при выборе коммерческого помещения под офис – посвящена эта статья.

Определиться с целью

Хотя большинство экспертов говорят об оживлении спроса на офисном рынке и снижении доли пустующих площадей, он все еще остается рынком арендатора, где вполне можно подобрать подходящий вариант на выгодных условиях.

«Все зависит от того, для чего предназначено помещение: под клиентский офис, для представительских функций, под back-офис или для организации нового направления бизнеса», – предупреждает Елена Шевчук, вице-президент по коммерческой недвижимости GVA Sawyer.

Исходя из этого арендатор определяет приоритетные характеристики в стандартном наборе параметров.

Например, для представительского офиса чаще всего рассматривают здания класса А и B+ – высококачественные объекты с презентабельной входной группой, жесткой пропускной системой, подземным паркингом и высококлассным техническим оснащением. Местоположение может быть каким угодно: кому-то принципиален центр, а кто-то с удовольствием снимет просторный представительский офис на окраине города или в отдельной бизнес-зоне.

Все зависит от того, для чего предназначено помещение: под клиентский офис, для представительских функций, под back-офис или для организации нового направления бизнеса.

Для клиентского офиса необходимо расположение в центре города или рядом со станцией метро. Желательно обеспечить легкий доступ в здание и гибкую пропускную систему. Следует предусмотреть гостевую парковку или возможность оставить машину неподалеку. Удобно, когда в вестибюле имеются зоны ожидания, а за отдельную плату в комплексе предоставляются дополнительные переговорные.

Под back-офис подходят бизнес-центры класса B, расположенные за пределами центра города. Основной акцент здесь делается на удобную гибкую планировку, позволяющую оптимально разместить сотрудников, а также демократичные ставки. При организации нового направления учитывается специфика деятельности.

Например, если предполагается устроить шоу-рум, в здании должен быть свободный вход для посетителей или отдельный вход с улицы, возможно, понадобятся подсобные или складские помещения, большая открытая зона непосредственно в офисе.

Под размещение мощных серверов лучше всего подойдет бывшее производство, электросети которого выдержат повышенные нагрузки.

После определения цели и основных параметров необходимо просчитать площади – для размещения сотрудников и дополнительного функционала (кухня, переговорные и т.п.). Это можно сделать самостоятельно либо привлечь посредников.

Любая профессиональная брокерская компания, осуществляющая подбор офисных помещений, поможет арендатору сделать примерный план рассадки людей.

При этом нужно учитывать, что в зданиях класса А и B применяется коридорный коэффициент, то есть к полезной площади добавляется определенный процент (в среднем 10-15%) за использование общих зон. Этот момент следует прояснить заранее.

Михаил Иоаннесянц, заместитель директора департамента офисной недвижимости Knight Frank, при определении размера офиса рекомендует прикинуть, сколько времени предстоит пользоваться помещением, и принять во внимание потенциальный рост численности персонала.

1. Местоположение офиса (бизнес-центра)

Наиболее значимый момент для всех офисных центров – расположение. В первую очередь ценятся транспортная и пешеходная доступность, удобство подъезда и близость метро.

Предпочтения по району и удаленности от центра индивидуальны и зависят от специфики бизнеса.

«Независимо от того, расположен ли офис в центре или на окраине города, подъездные пути как на личном автотранспорте, так и на общественном должны быть удобными, а само здание – заметным и легко узнаваемым.

Особенно важно продумать, как будут сотрудники добираться до офиса, удаленного от метро, – рассказывает Надежда Башбынар, исполнительный директор компании Storm Properties. – Если проезд на общественном транспорте будет затруднителен или никак не организован, можно готовиться к серьезной ротации кадров, особенно младшего и среднего персонала».

2. Наличие авто-парковки

По данным GVA Sawyer, место на подземной стоянке ежемесячно стоит $150-300 в зависимости от местоположения (самые дорогие – в пределах Бульварного кольца). В центре обычно приходится ограничиваться местами для автомобилей руководства и гостей. Зато в бизнес-центрах на окраинах города и за МКАД парковки гораздо просторнее.

«Практика показывает, что большинство сотрудников не будут оставлять машины возле метро или на удаленных от офиса стоянках. Обычно вокруг комплексов с ограниченным числом мест возникает хаотичная парковка, чему пытаются препятствовать власти.

В результате собственник здания будет регулярно требовать от арендатора разобраться с сотрудниками и грозить санкциями», – поясняет Н. Башбынар.

По словам специалистов Colliers International, профессиональные девелоперы давно поняли, что наличие удобной стоянки нередко становится решающим аргументом в пользу того или иного проекта. Поэтому арендодатели стараются повысить парковочный коэффициент.

Например, компания «Хорус Кэпитал», собственник бизнес-центра «Фабрика Станиславского», при реконструкции отказалась от части сдаваемых площадей, чтобы на первом этаже одного из строений организовать наземный крытый паркинг (создать на данной территории подземную стоянку не представлялось возможным).

Позднее, хотя парковочный коэффициент соответствовал рыночным и классификационным требованиям (одно место на 100 кв.

м арендуемой площади), девелопер изыскал возможность использования подземной стоянки соседнего жилого комплекса.

Компания MR Group одна из первых в Москве стала решать вопрос за счет использования механического паркинга (например, в БЦ Victory Plaza). Для автомобилей разных габаритов предлагаются манежные места, VIP и сдвоенные.

3. Уровень операционных расходов на содержание офиса

Иногда собственники называют стартовую цену уже с учетом НДС и операционных расходов. В этом случае нужно выяснить размер всех заложенных в аренду трат, чтобы корректно сравнивать альтернативные варианты. Если в договоре операционные расходы прописаны отдельным пунктом и не фиксированы на весь срок, следует уточнить порядок ежегодной индексации этой суммы.

Н. Башбынар рекомендует обратить внимание на ситуацию, когда размер расходов четко не оговорен и предполагается их оплата согласно так называемым оpen-book – фактическим затратам.

По ее словам, на компанию, которая одной из первых открывает офис в новом крупном бизнес-парке, куда пока не заехали остальные арендаторы, ложится большая часть расходов по поддержанию инфраструктуры (уборка территории, проезд сотрудников от ближайших станций метро).

В первые месяцы размер трат может оказаться существенно выше предполагаемого, и арендатор должен быть к этому готов.

4. Коммунальные платежи и телекоммуникационные расходы

Плату за воду и тепло собственник обычно высчитывает пропорционально занимаемой площади, электричество оплачивается по счетчику. Значимые параметры – телефония, Интернет, количество провайдеров, качество и стоимость предоставляемых ими услуг.

«При наличии оптоволоконной связи, важно выяснить, сколько операторов предоставляют связь. Если работает только один, необходимо заранее узнать тарифы, чтобы в дальнейшем это не стало неожиданностью.

Расценки могут оказаться выше рыночных», – предупреждает руководитель департамента аналитики и консалтинга компании «НДВ-Недвижимость» Ольга Новикова. Этот момент чрезвычайно важен для телекоммуникационных и IT-компаний.

5. Инженерия

Сюда относятся системы электроснабжения, отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, безопасности и пожарной безопасности.

Обязательно нужно выяснить, предусмотрены ли в здании системы центрального кондиционирования или в каждом офисе стоят автономные кондиционеры. В последнем случае придется предусмотреть дополнительные затраты на электроэнергию.

Технические параметры здания являются определяющим фактором для высокотехнологичных компаний и банков.

6. Инфраструктура

В первую очередь имеет значение количество точек питания на территории центра (столовая, кафе, рестораны), их качество. Удобно когда в непосредственной близости от здания есть и другие объекты (банкомат, газетный киоск, аптека, химчистка, магазины и т.п.). Данный фактор определяет уровень комфорта работы в офисе для сотрудников компаний-арендаторов.

7. Планировка офиса

Ее эффективность определяется конфигурацией плана этажа, глубиной этажа и освещенностью помещений. Этот момент имеет значение для правильной организации рабочих мест и, соответственно, создания комфортных условий для людей.

При оценке плана нужно помнить, что арендная плата рассчитывается с учетом коридорного коэффициента (в среднем 10-15%). То есть если полезная (по физическим замерам) площадь составляет 100 кв. м, то арендуемая составит 115 кв. м (при коэффициенте 15%).

И плата будет начисляться именно за эту площадь.

8. Управляющая компания

От нее зависит бесперебойность функционирования инженерных систем здания, пакет предоставляемых бизнес-центром услуг и качество работы операторов, что в конечном счете определяет уровень комфорта и безопасности пребывания в офисе.

9. Внутренняя отделка офиса

Для многих клиентов этот момент не принципиален. Крупные компании, желающие выдержать корпоративный стиль, а также строительные организации предпочитают делать ремонт самостоятельно.

Готовые офисы востребованы небольшими фирмами. По словам Е. Шевчук, если сдается «голое» помещение или требуется косметический ремонт, собственник может предоставить нанимателю компенсацию (обычно $100-150 за кв.

м) или арендные каникулы на время проведения отделки.

10. Наличие дополнительных функциональных помещений

Данный фактор не имеет принципиального значения для большинства арендаторов, однако при прочих равных наличие добавочных помещений (конференц-зал, склады) играет важную роль.

Источник: http://bport.info/library/articles/%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BC%D0%B5%D1%80%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B0%D1%8F_%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D0%B2%D0%B8%D0%B6%D0%B8%D0%BC%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C/%D0%BF%D0%BE%D0%B8%D1%81%D0%BA_%D0%B8_%D0%B2%D1%8B%D0%B1%D0%BE%D1%80_%D0%BE%D1%84%D0%B8%D1%81%D0%B0_%D0%B4%D0%BB%D1%8F_%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81%D0%B0/

Как найти идеальный офис под свой бизнес и сэкономить: правила выбора помещения, тренды и советы архитектора

Что важно знать при выборе офиса для ИП?

Несмотря на то, что офисы пустеют, бизнес-центры снижают стоимость аренды, а многие онлайн-стартапы изначально выстраивают бизнес-процессы под дистанционное взаимодействие команды, для большинства компаний ежедневная личная коммуникация сотрудников — необходимая часть работы.

Если вашему бизнесу нужен офис, сразу встает ряд вопросов, связанных с выбором помещения, которое оптимально подходит вашему типу компании. И это не только расположение бизнес-центра и стоимость аренды, но и организация внутренней жизни офиса, которая будет эффективно работать именно в вашей ситуации.

Как выбрать правильное помещение? Какая площадь нужна? Стоит ли следовать модным трендам организации офисных пространств или ориентироваться исключительно на сложившиеся в вашей компании традиции и внутреннюю культуру? И, наконец, как эффективно организовать пространство, чтобы все сотрудники чувствовали себя комфортно, а задачи решались максимально быстро?

Мировой опыт и тренды. Офис — отражение философии компании

Уже долгое время офисами мечты считаются штаб-квартиры компании Google, за которой подтянулись и другие IT-корпорации. Они одними из первых опробовали свободный формат, в котором сотрудники могут законно отвлечься от работы, например, почитать литературу в зоне отдыха или позаниматься йогой в рабочее время в оборудованном спортзале.

Конечно, не все руководители готовы позволить своим сотрудникам «шататься» по офису, тем не менее многие компании, такие как «Яндекс», «Тинькофф-банк» и даже Сбербанк уходят от утилитарного рабочего пространства. Теперь их бэк-офисы — это часть экосистемы и философии компании. Многие молодые сотрудники хотят работать не только в конкретной компании, но и в конкретном офисе.

Понятно, что это делается не просто так. Более свободный формат офиса позволяет стереть рамки между рабочим и личным временем сотрудника.

Он попадает в комфортную, но управляемую среду, в которой чувствует себя достаточно свободно, проводя намного больше времени в офисе, больше общаясь с коллегами.

Открытое общение помогает сделать каждого сотрудника — от стажера до руководителя — более доступным, поэтому рабочие задачи решаются быстрее и эффективнее.

Безусловно, такой подход годится не для всех бизнесов, поэтому важно понимать свои задачи, прежде чем следовать трендам.

Как выбрать подходящее помещение под ваш тип компании

Прежде чем рассматривать конкретное помещение, важно определить общий принцип рассадки сотрудников, который будет соответствовать вашей системе работы и корпоративной культуре.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Это может быть кабинетный тип, открытая рассадка в общем зале или смешанная, где у руководителей и некоторых сотрудников есть кабинеты, а часть коллектива сидит вместе, объединенная в рабочие группы или отделы.

https://www.youtube.com/watch?v=rO-yRfDbyRs

Большинство бизнес-центров заранее диктует определенный формат рассадки. Например, в старых зданиях коридорного типа сложнее, а иногда и невозможно сделать единое современное офисное пространство. В отличие от помещений в новых бизнес-центрах, которые изначально рассчитаны на открытую рассадку и позволяют объединить в одном зале и 30, и 300 человек.

Если вы уверены, что ваши сотрудники должны находиться в общем пространстве для постоянной коммуникации, помещение должно иметь хорошую естественную освещенность, несколько запасных выходов, возможность создания вентиляционной и шумопоглощающей систем.

При выборе бизнес-центра учитывайте также доступ и подход к офису для сотрудников и клиентов. Никто не откажется от удобной пропускной системы, пешей доступности от метро и бесплатной парковки.

Совет.

Нужно составить список всех отделов и сотрудников, продумать логику их перемещения и взаимодействия друг с другом. Рабочие группы, которые чаще всего контактируют друг с другом, должны находиться рядом.

Кому из сотрудников или какому отделу нужно отдельное помещение, а кто будет находиться в общем пространстве? Кто всегда должен быть в центре событий, а кого можно расположить в дальней части? Здесь в первую очередь нужно смотреть на частоту взаимодействия. Например, отдел продаж находится ближе к центру офиса, а IT-специалисты — в дальней части (или наоборот).

Даже если предполагается открытая планировка, части работников иногда выделяется изолированное место, например, специалисту по HR, юристу или отделу бухгалтерии, так как их работа предполагает хранение документов, которые не должны быть доступны посторонним. Если все сотрудники находятся в общем пространстве, для документов необходимо организовать отдельное хранилище.

Офис «на вырост»

Грамотное планирование офиса должно учитывать возможность сокращения или расширения штата без переезда в новое помещение. Если вы планируете расширять компанию, учтите, что в нужный момент свободного офиса рядом может не оказаться и придется переезжать и делать ремонт с нуля.

Совет.

Многие компании арендуют или выкупают чуть большие помещения, чем им нужно, и временно выделяют резервную площадь под один-два компактных офиса, которые можно сдать в аренду, а при необходимости расширить собственное пространство.

Этот же подход работает при сокращении штата. Вы сможете выделить из своего большого помещения лишнюю площадь и сдать ее в аренду под изолированный офис или коворкинг.

В этом случае важно сразу определить подходящий сектор, как правило, дальний, предусмотреть возможность возведения перегородки и организации отдельного входа.

Не стоит располагать на этой площади принципиально важные зоны.

Как рассчитать площадь

По существующим нормам площадь, положенная на одного сотрудника, работающего за компьютером, составляет в среднем от 4,5 до 6 м². Естественно, это очень условная цифра, которая не дает представления о необходимой площади всего офиса.

Во-первых, нужно учитывать показатели эргономики, расстояния между рабочими местами и проходами.

Во-вторых, площадь офиса включает не только рабочее пространство, но и зоны хранения, ожидания для клиентов, отдыха, входную группу, переговорные, гардеробные, серверную, кухню и т. д. Потому нужно определить все необходимые зоны или помещения офиса, логику их расположения друг относительно друга, пути перемещения сотрудников, необходимую освещенность и ориентировочные площади.

После этого продумываются расположение и количество элементов, предназначенных для обслуживания работы офиса: ящики для внутренней почты, кулеры, островки с оргтехникой, зоны тишины с акустическими креслами и т. д. Также следует определить число сотрудников для каждого отдела или рабочей группы, которые находятся в офисе весь день, и число сотрудников, которые большую часть времени работают за его пределами.

Совет.

Всегда ли нужно оборудовать количество рабочих мест, равное составу коллектива? Если в вашей компании 20–30% сотрудников постоянно работают вне офиса, правильнее создать общие резервные рабочие места (с небольшим запасом), которые сотрудники смогут бронировать за собой на необходимое время или по расписанию. Это позволит отказаться от лишних площадей и сократить стоимость аренды.

Что увидит клиент

Если вы принимаете большое количество клиентов на вашей территории, лучше сразу отказаться от вариантов расположения со сложной пропускной системой и запутанным адресом в удаленной промзоне. Клиент должен найти вас максимально просто и быстро. Чем меньше на его пути будет преград, тем больше шансов, что он к вам дойдет.

Нужно продумать схему передвижения клиентов и все ее так называемые точки касания с вашим бизнесом хотя бы внутри бизнес-центра. От парковки до регистрации на посту охраны, от общения с секретарем на входе до переговорной или нужного кабинета.

Легко ли вас найти? Что вы хотите показать клиенту внутри вашего офиса, а что скрыть? Где он сможет подождать, если пришел раньше? Куда можно повесить одежду, как будет обеспечен досуг во время ожидания?

Совет.

Если навигация в бизнес-центре запутанна, стоит договориться об установке своих рекламных материалов и указателей.

При входе в офис чаще всего оборудуется приемная зона с посадочными местами, клиент видит reception, логотип компании, дальше, в зависимости от формата, секретарь принимает у него одежду и предлагает чай/кофе либо предполагается самообслуживание. В таком случае нужно предусмотреть автоматы с напитками и общий гардероб для посетителей, гостевой санузел.

Переговорные для общения с клиентами лучше расположить максимально близко ко входу, чтобы гости не проходили через все отделы (если не стоит иная задача).

Переговорные комнаты — центры коммуникации

Важно предусмотреть переговорные комнаты разного размера и формата. Для этого нужно точно понимать, кем и когда они будут использоваться, для каких необходимо естественное освещение, как они должны быть оборудованы.

Совет.

Современные мобильные офисные перегородки позволяют трансформировать пространство, например, разделять одну большую переговорную на две маленькие или присоединять ее площадь к общему пространству.

Если переговорные комнаты используются с неравномерной загрузкой, можно разделить их на основные с полной загрузкой внутри офиса и резервные, которые будут сдаваться в почасовую аренду фрилансерам или соседним офисам.

Планирование офиса схоже с планированием города. В нем также есть общественные и промышленные зоны, жилые кварталы в виде рабочих мест, свои маршруты передвижения: второстепенные дороги и основные магистрали.

Если правильное зонирование, расчет посадочных мест, подбор удобной мебели — дело техники для профессиональных проектировщиков, то для руководителя новый офис — это не только возможность разместить новых сотрудников или изменить условия аренды. Это всегда возможность пересмотреть работу внутри компании и взглянуть на нее с высоты птичьего полета.

Источник: https://delovoymir.biz/kak-nayti-idealnyy-ofis-pod-svoy-biznes-i-sekonomit-pravila-vybora-pomescheniya-trendy-i-sovety-arhitektora.html

Необходимость офиса для предпринимателя

Что важно знать при выборе офиса для ИП?

Еще с начала зарождения предпринимательства в нашей стране, еще во времена первых кооперативов, наличие своего офиса, считалось необходимым атрибутом коммерческой деятельности и признаком серьезного подхода к своему делу.

В офисе, как правило, находились все сотрудники управления бизнесом, было отдельное помещение для директора и для главного бухгалтера. Также там хранилась вся документация, и стоял сейф, где хранилась основная часть оборотных денежных средств.

С тех пор функции офисных помещений изменились не сильно, но за счет прихода новых технологий коммуникации бизнеса, новых методов его ведения, несколько изменилась его внутренняя составляющая.

А некоторые предприниматели и вовсе стали отказываться от него, перейдя в онлайн-пространство.

Какие есть преимущества для бизнеса если у тебя есть офис.

Офис как ключевое звено в управлении бизнесом

На начальном этапе организации своего бизнеса, каждый предприниматель должен задуматься о необходимости аренды (реже – приобретения) помещения под организацию офиса.

Если ваш бизнес изначально не задумывался для ведения исключительно в пределах сети интернет, то правильность такого решения очевидна, так как именно офис является центром по управлению и организации бизнеса.

Не зависимо от формы регистрации бизнеса, как ИП, или как ООО, офис внесет свою положительную частицу в элемент образования эффективной структуры вашего дела.

Кроме того, в случае с ООО, адрес арендуемого или приобретенного офисного помещения, может служить юридическим адресом организации, который должен фигурировать во всех официальных документах компании. С помощью офисного помещения можно решить следующие задачи:

  • Первоначальный набор основного персонала. Этим обычно занимается либо основной учредитель бизнеса (индивидуальный предприниматель), либо профессиональный кадровик. Офис, в данном случае, является основным местом для рассмотрения документов соискателей (резюме и пр.), а также местом для проведения с ними собеседований.
  • Оборудованный стационарными телефонными линиями, хорошим интернетом, офис, уже в начальный период деятельности вашего бизнеса, сможет обеспечить полноценными рабочими местами, принятый на работу персонал.
  • С первых же дней работы, каждый бизнес, как правило, начинает «обрастать» различными канцелярскими бумагами. Это и бухгалтерские бумаги и складские, и различные бумаги управляющего аппарата (приказы и пр.). Центральный офис является местом сосредоточения всей этой бумажной массы, которая, по закону, должна храниться после ее появления не один год.
  • Как правило, в каждой рекламной кампании любого бизнеса, указывается местонахождение не только торговых точек, но и центрального офиса.

Не зависимо от основной направленности вашего бизнеса, торговля или оказание каких-либо услуг, наличие полноценного офиса может значительно упорядочить управление им, а, следовательно, и повысить его эффективность. Немаловажную роль в этом может сыграть месторасположение офисного помещения.

Основные аспекты выбора офисного помещения

В зависимости от того, какое дело вы ведете как предприниматель, месторасположение офиса лучше выбирать либо в центре города, либо рядом со складом, либо в одном помещении с местом, где вы оказываете свои услуги.

Например, если вы ведете оптовую торговлю, то очень удобно, и вам и вашим клиентам, если офис находится на одной территории со складом.

Так получится наиболее оперативно оформлять все необходимые документы при совершении продаж.

Критерии подбора офисного помещения:

  • Удобное месторасположение. Если данный критерий не подчинен каким-либо производственным необходимостям, то самым удобным расположением офиса является место в городе в непосредственной близости от остановок общественного транспорта и с местами для парковки автомобилей. Таким критериям, в крупных городах, чаще всего соответствуют здания, специально построенные для сдачи под офисы.
  • В непосредственной близости или внутри здания, в котором расположен офис, должны находиться столовые, кафе и прочие места, где ваши сотрудники могли-бы питаться.
  • Достойное внутреннее состояние офисных помещений. К этому пункту нужно отнести: хороший ремонт помещений, оборудование телефонными линиями и интернетом (можно организовать мини АТС), наличие необходимого внутреннего освещения и электрических розеток, а также исправное состояние окон и дверей.
  • Цена и условия аренды помещения под офис. Это особенно важно для начинающих предпринимателей.
  • Площадь арендуемого офиса. Этот критерий необходимо рассчитывать исходя из общего количества офисных работников. Для обеспечения комфортной работы, на каждого сотрудника должно приходиться не менее 6 кв. метров рабочей площади офиса.
  • Режим работы офисных помещений. Идеально, если доступ к вашему офису будет круглосуточным и без выходных.
  • Наличие охраны офисного здания и территории расположения мест парковки.

Важный момент при выборе офиса: осмотр перспективного помещения лучше всего производить в час пик. Это позволит на практике оценить загруженность автопарковки и время, которое понадобиться сотрудникам на дорогу из дома на работу и обратно.

Классификация офисных помещений

У офисных помещений, как и у практически всех остальных коммерческих услуг, существует разделение на категории. В зависимости от них, вы сможете подобрать себе бюджетный вариант офисного помещения или офис представительского класса. Приведем их основные категории с краткой характеристикой:

  • Категория «А». Это самые дорогие, престижные, богатые и самые оборудованные офисы, расположенные в самом центре деловой части города. Это настоящий бизнес-класс. Ими, как правило, владеют крупные успешные коммерческие компании. Их также арендуют определенные слои бизнеса для проведения важных конференций и совещаний.
  • Категория «В». Эти офисы несколько уступают высшей категории по качеству отделки помещений, их оснащенности менее престижному месторасположению. Цена их аренда, соответственно, также ниже.
  • Категория «С». Эти офисы располагаются в удаленных от центра частях города. Обычно они очень плохо оборудованы и имеют плохую отделку помещений. Ценовой пласт – ближе к бюджетному.
  • Категория «D». Это офисы в зданиях старых НИИ или школах. Они никак не приспособлены для ведения дел. Но, зато, они имеют самую низкую цену аренды.

В качестве эпилога отметим, что офис, безусловно, играет очень важную роль в деятельности практически любого бизнеса, но, благодаря новейшим технологиям, стало возможно довольно ощутимо сократить расходы на их аренду. Многим своим сотрудникам вы можете предложить работать «удаленно», с необязательным условием ежедневно посещать центральный офис. Таким образом, можно довольно существенно сократить площадь арендуемых помещений. Это особенно актуально в условиях продолжающегося финансового кризиса.

Источник: http://xn----ptbqddc.xn--p1ai/info/146-zachem-predprinimatelyu-nuzhen-ofis.html

Бухгалтерия ИП для начинающих предпринимателей

Что важно знать при выборе офиса для ИП?

Занимаясь развитием своего бизнеса, стоит заранее подумать о ведении бухгалтерского учёта.

Подобное отношение к деятельности с самого начала позволит внимательно следить за прогрессом нового предприятия и уловить момент, когда потребуется экстренное вмешательство. Процесс превращения бизнеса из прибыльного в убыточный часто проходит незаметно.

Вовремя понять, что происходит, поможет бухгалтерия ИП для начинающих. Приобретение элементарных знаний и навыков способствует повышению качества работы, и, соответственно, прибыли.

Правильное ведение отчётности имеет большое значение для успешного планирования бизнеса. Индивидуальный предприниматель должен иметь чёткое представление о своих фактических доходах и расходах.

В его обязанности входит осуществление обязательных налоговых выплат, периодичность которых носит фиксированный характер.

По этой причине для предотвращения наложения штрафов необходим постоянный мониторинг деятельности.

На сегодняшний день существует большое количество специализированных программ, значительно облегчающих ведение бухгалтерии у ИП.

Можно подобрать себе как платного, так и бесплатного «помощника», который положительным образом отразится на деятельности. Поэтому достаточно освоить программу и иметь базовые знания об основных правилах учёта. Нанимать в начале деятельности высококвалифицированного специалиста не всегда оправдано с финансовой точки зрения, да и при желании, справиться своими силами вполне реально.

Все о порядке ведения бухгалтерской отчетности для ИП: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/poryadok-vedeniya-buhgalterskoy-otchetnosti-dlya-individualnyih-predprinimateley.html

Плюсы самостоятельного ведения учёта

Неоспоримым преимуществом является контроль собственного бизнеса. Регулировка всех передвижений денежных средств способствует формированию чёткой картины ведущейся деятельности.

В таком случае корректировки будут проводиться своевременно и эффективно, минимизируются негативные моменты, что приведёт к снижению убытков реальных или возможных.

Специфичность бизнеса заключается в постоянных изменениях, которые отслеживаются только в процессе регулярного контроля показателей и их анализа.

За внешним благополучием ведущейся деятельности могут скрываться вполне серьёзные проблемы, требующие экстренного устранения. Глубокое исследование документов и отчётности поможет выявить слабые стороны и быстро предпринять меры. Среди дополнительных преимуществ непосредственного участия в «жизни» собственного бизнеса можно выделить:

  • повышение эффективности;
  • грамотное распределение финансовых средств;
  • отслеживание результатов предпринимаемых действий.

Если всё же хочется перепоручить весь процесс недорогому специалисту, стоит задуматься о возможных последствиях. Экономия может негативным образом отразиться на качестве предоставляемых услуг. Все допущенные ошибки окажут влияние на вашу деятельность.

В соответствии с действующим законодательством вся ответственность за неправильное ведение отчётности ложиться на предпринимателя. В итоге претензии налоговой инспекции будут направлены на вас, также как и штрафы за каждое из нарушений.

Поэтому выхода два: разбираться самому или нанимать высококвалифицированного специалиста.

Какую налоговую отчетность должен составлять ИП: https://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/kakuyu-nalogovuyu-otchetnost-dolzhen-sostavlyat-ip-rabotayushhiy-po-uproshhennoy-sisteme-nalogooblozheniya.html

Помимо обязанности сдавать периодически отчётность ИП должен понимать необходимость изучения налогового и управленческого учёта. Оба вида помогут наладить успешную деятельность предприятия.

Управленческий учёт направлен на оптимизацию и повышение эффективности дел ИП, а налоговый — на правильное взаимодействие с налоговой инспекцией.

Понимание специфики работы и нюансов позволит улучшить состояние бизнеса и увеличить его доходность.

Для грамотного ведения налогового учёта не обязательно изучать все существующие законы и пытаться за минимальный срок овладеть профессией бухгалтера.

Достаточно тщательно разобраться в применяемой системе налогообложения, периодичности отчётности и правилах её ведения, а также иметь представление об основных изменениях законодательства, касающихся вашей деятельности.

Это позволит держать бизнес под контролем и всегда быть в курсе реального его состояния.

Ведение бухгалтерии онлайн

Самой распространённой формой ведения в последние несколько лет является онлайн бухгалтерия ИП. Специализированные сервисы легко доступны и не вызывают особых сложностей при освоении. Кроме этого, существует достаточно внушительный список преимуществ «виртуальной» бухгалтерии.

  • Отсутствие привязки к определённому месту

Все данные при ведении бухгалтерии онлайн хранятся на серверах и доступ к ним можно получить с любого компьютера, телефона или планшета с возможностью выхода в интернет.

При этом после обычной процедуры авторизации доступен не только просмотр, но и редактирование или создание новых документов и отчётов.

У предпринимателя появляется возможность работать из любого места без необходимости возить с собой большое количество документации.

  • Все формы документов и процессы подсчёта стандартизированы.

В действующие стандарты часто вносятся изменения или же полностью обновляется форма какого-либо бланка. Электронная бухгалтерия снимает обязанность отслеживать подобные нововведения.

В распоряжении предпринимателя всегда только актуальные формы, отвечающие действующим на данный момент стандартам.

Кроме этого, возможно настроить автоматические уведомления, и проблема пропущенной отчётности пропадёт сама собой.

  • Отсутствие необходимости скачивания ПО или приложений

Электронная бухгалтерия работает на «мощностях» серверов без использования дискового пространства компьютера, ноутбука или других устройств. Нет необходимости загружать посторонние программы или приложения.

  • Безопасность хранения данных

Вся информация находится в так называемом «облачном» хранилище, что обеспечивает её сохранность. В случае выхода из строя компьютера, можно получить доступ к данным с другого устройства. Сохраняя всю документацию по старинке на ПК без резервного копирования, предприниматель рискует её потерять без малейшей возможности для восстановления.

Опасения по поводу кражи информации с серверов необоснованно преувеличены. Такая опасность, конечно, существует, но применяемые технологии для шифрования позволяют надёжно защитить данные. А вот взлом аккаунтов вполне реален, но случается он только по вине самих же владельцев.

Халатное отношение к сохранности персональных данных (пароля и логина) даёт возможность третьим лицам получить доступ к аккаунту.

  • Заметная экономия в сравнении с использованием обычных программ

Установка лицензионных программ для ведения бухгалтерии в определённой степени затратное предприятие. Онлайн сервисы проще в обслуживании, так как не требуют дополнительной технической поддержки и имеют привлекательные цены для использования индивидуальными предпринимателями.

Сервисы позволяют без проблем составлять необходимые формы и подготавливать отчётность даже предпринимателю без специального образования. Интуитивно понятный интерфейс и обилие подсказок помогают за короткое время освоить базовые принципы работы. За несколько дней возможно разобраться со всеми особенностями и начать использовать сервис по максимуму.

Недостатков у онлайн бухгалтерии не так уж и много. К ним можно отнести наличие постоянного выхода в интернет (без этого доступ и работа с документами невозможны). Ещё один минус — отсутствие тонких персонализированных настроек.

Большинство сервисов можно подкорректировать по формам предпринимательства. Но уже определённые особенности деятельности ИП или ООО они не позволяют отразить в полном объёме.

По этой причине прежде чем сделать окончательный выбор, ознакомьтесь внимательно с возможностями сервиса.

Всё, о чём должен знать начинающий предприниматель

В самую первую очередь необходимо напомнить об ответственности ИП, которая наступает с момента выдачи предпринимателю свидетельства. Основной особенностью данной формы являет риск всем имуществом.

Другими словами, если появляется задолженность предпринимателя перед контрагентами в результате неудачной сделки, то в счёт её погашения может пойти не только товар для продажи, оборудование для магазина или офиса, но и личный автомобиль, дача или квартира.

По этой причине ведение учёта имеет первоочередную важность для самого предпринимателя. Он поможет избежать негативных последствий и вовремя рассчитать риски.

Кроме этого, неправильно организованный учёт приведёт к бухгалтерским ошибкам, которые приведут к штрафам и начислению пеней. Задолженность перед налоговой выльется снова в выплату требуемой суммы за счёт всего имущества, включая личное.

Выплатить в любом случае придётся. А при наличии большой задолженности по налогам (более 600 000 рублей в течение трёх лет), то уже речь пойдёт об уголовной ответственности по статье 198 УК.

Так что от простого учёта зависит не только деятельность ИП, но и в какой-то степени жизнь.

Какую отчетность должен предоставить ИП при закрытии: https://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/kakuyu-otchetnost-dolzhen-predostavlyat-ip-pri-zakryitii-obyazatelstva-ip.html

Но всё же есть определённые моменты, которые позволят разрешить подобную ситуацию. При невозможности погасить сумму задолженности предприниматель имеет право обратиться в суд для уменьшения её размера.

Очень часто подобные иски удовлетворяются в пользу ИП, учитывается сложная финансовая ситуация и делаются небольшие уступки.

Ещё один положительный момент, в сравнении с организациями штрафы ИП значительно ниже.

Законом № 402-ФЗ установлено, что индивидуальные предприниматели могут не вести бухгалтерский учет. Но это положение не следует понимать так, что ИП вообще никак не отчитывается перед государством. Кроме собственно бухгалтерского учёта существует другой – налоговый.

Налоговый учёт – это сбор и обобщение сведений, необходимых для расчёта налоговой базы и налоговых платежей. Его ведут все налогоплательщики, в том числе индивидуальные предприниматели.

Один из вариантов ведения бухгалтерии – это аутсорсинг бухгалтерских услуг, то есть передача учетных функций внешнему исполнителю. Яркий пример принципа «чем дороже, тем проще».

Услуги бухгалтерской фирмы – самый затратный способ, но он избавляет ИП от необходимости вникать в бухгалтерские дела. Учётом заняты специалисты, а сам предприниматель может спокойно посвятить себя остальной работе.

Особенности ведения бухгалтерии ИП для начинающих

В качестве характерных для всех предпринимателей можно отметить две черты:

  • обязательное ведение книги учётов доходов и расходов КУДиР (за исключением предпринимателей на ЕНВД);
  • уплата фиксированных взносов в ПФР.

Теперь кратко изложим особенности ведения бухгалтерии в зависимости от систем налогообложения.

ОСНО

Система даёт возможность предпринимателю стать полноценным плательщиком НДС, что необходимо для успешного ведения бизнеса с организациями. ОСНО отличается своей трудоёмкостью по сравнению в другими. Она предполагает:

  • ведение КУДиР;
  • заполнение книги покупок/продаж, выставление счетов-фактур и их регистрация в журнале;
  • ведение кадрового учёта.

Необходимые к уплате налоги:

  • НДФЛ в размере 13% с дохода;
  • НДС в размере 18%;
  • фиксированный взнос в ПФР;
  • взносы за сотрудников — НДФЛ и страховые;
  • дополнительные местные налоги при необходимости.

Периодичность отчётности в налоговой:

  • ежеквартально до 25 числа по НДС;
  • ежегодно до 30 апреля по НДФЛ;
  • при наличии сотрудников — установленная периодичность во внебюджетные фонды.

УСН и Патент

На «упрощёнке» предусмотрена уплата одного налога и вариант его расчёта («доходы» или «доходы минус расходы») может быть выбран предпринимателем самостоятельно. На данной системе предполагается ведение КУДиР. Ежегодный отчёт в установленной форме предоставлен должен быть в налоговую до 31 марта, а авансовые платежи по УСН уплачивать необходимо до 25 числа ежеквартально.

Патент доступен немногим. Ведётся на нём только КУДиР. Налог уплачивается в два этапа. Отчётность отсутствует.

Стоит отметить, что при привлечении сотрудников или работников, обязанность предоставлять отчёты за них, вести кадровый учёт и производить выплаты во внебюджетные фонды появляется для обеих указанных систем.

ЕНВД и ЕСХН

На ЕНВД производится только учёт физических показателей, характеризующих деятельность предпринимателя. Ведение КУДиР необязательно. В налоговую отчётность предоставляется ежеквартально до 25 числа, рассчитанный налог уплачивается до 20 числа.

На ЕСХН ведут КУДиР. Уплата налогов ими осуществляется 31 марта и 25 июня, дважды в год. Отчётность сдаётся до 31 марта ежегодно.

Выплата налогов во внебюджетные фонды за себя и за работников, а также отчётность проходят в таком же порядке, как и для ОСНО.

Приведённые сведения помогут составить общее представление о необходимости и порядке ведения бухгалтерии для начинающих ИП. Грамотное ведение документооборота позволит не только избежать штрафов, но и повысить доходность вашего бизнеса. Более подробно каждая система, а также отчётность рассмотрены в соответствующих статьях на нашем сайте.

Источник: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalteriya-dlya-nachinayushhih-ip-o-chyom-nuzhno-znat-otkryivaya-svoyo-delo.html

Как выбрать офис правильно. Советы по выбору офисного помещения

Что важно знать при выборе офиса для ИП?

04.04.2017

Выбор офисного помещения – важный вопрос в развитии бизнеса, поэтому не стоит хвататься за первое попавшееся предложение. В этой статье мы расскажем, как правильно выбрать офис для молодого предприятия, чтобы извлечь из этого наибольшую выгоду.

Подготовительные работы

Прежде, чем искать подходящего арендодателя, подумайте – действительно ли вам нужен офис? Такое решение не всегда имеет смысл.

Иногда молодым предпринимателям выгоднее лично приезжать к клиентам, а звонки и письма принимать дома или сидя в коворкинг-центре.

Аренда полноценного офиса требует постоянных финансовых вливаний, поэтому если у вас нет постоянного стабильного дохода, лучше искать альтернативные варианты.

Если же вы твердо решили, что без офисного помещения никак не обойтись, вам обязательно нужно заранее просчитать следующие параметры:

  • Количество сотрудников, которые будут работать в вашем офисе. Этот параметр позволит вам определить примерную площадь будущего помещения – на одного человека должно приходиться примерно 6 м².
  • Потребуется ли вам собственный кабинет или комната для переговоров. Так вы определите, сколько комнат должно быть в вашем офисном помещении.
  • Статус офиса. Для некоторых компаний очень важно производить на своих клиентов благоприятное впечатление и поддерживать свой имидж. В этом случае вам придется искать более дорогие варианты помещений в офисных зданиях и отмести недорогие варианты в жилых домах или подвалах.

Как только вы продумаете все эти нюансы, можно приступать к поискам необходимой недвижимости. Далее мы расскажем, по каким критериям стоит выбирать офисное помещение для начинающей компании.

На что обратить внимание при выборе офиса?

Итак, в этой части статьи мы расскажем о том, какой выбрать офис. Существует ряд требований, на которые нужно обратить внимание во время поисков. Это:

  • Удобство расположения – от этого зависит не только ваш статус, но и то, как быстро вы подберете хороший персонал для своего бизнеса. Вряд ли вашим сотрудникам захочется каждый день терять много времени на дорогу до работы и домой.
  • Пробки и парковки – важный момент, на который также нужно обратить внимание. Чтобы оценить ситуацию в полной мере, езжайте осматривать объект в “час пик” – так вы оцените реальную ситуацию на дорогах и на парковке рядом с офисом.
  • Состояние офиса – убедитесь, что в помещении работают розетки, нет проблем с освещением, можно открыть окна. Если вы снимаете офис на самом верхнем этаже, убедитесь, что крыша не будет протекать на ваш потолок.
  • Конкуренция – не стоит снимать офисы в зданиях, где могут работать компании, конкурирующие с вами на рынке. Вряд ли вам захочется, чтобы они переманивали ваших клиентов или сотрудников. А вот компании со смежной с вами областью придутся кстати – вы можете обзавестись надежным партнером по бизнесу, который будет направлять к вам клиентов.
  • Уровень охраны – позаботьтесь о том, чтобы ваше офисное помещение было круглосуточно в безопасности.
  • Режим работы офисного здания – важный вопрос, особенно если вам нужен круглосуточный доступ в ваш офис.
  • Недорогое кафе или столовая поблизости – немаловажный фактор, на который также требуется обратить внимание. Вашему персоналу будет нужно где-то кушать, плюс ко всему в кафе можно проводить важные встречи.
  • Дополнительные расходы – некоторые офисные центры включают уборку и оплату коммунальных услуг в стоимость аренды. Но обычно их оплата происходит отдельно.
  • Офисная мебель – в некоторых случаях помещения сдаются с мебелью. Это удачный вариант, если вы не уверены, что ваше дело пойдет хорошо – в случае чего вам не придется куда-то девать купленную мебель.
  • Возможности для расширения – позаботьтесь заранее о том, чтобы вы могли в случае успеха переехать в офис больших размеров в том же здании.

Как видите, аренда офиса требует учитывать множество важных факторов. Далее мы поговорим о возможных рисках, с которыми иногда сталкиваются арендаторы.

10 простых советов о том, как выбрать офис и не пожалеть:

    1. Проверяйте наличие НДС в ценнике. Некоторые арендодатели указывают стоимость без НДС, чтобы цена выглядела более привлекательно.
    2. Узнайте, сколько стоит парковка рядом с офисом и требуется ли доплата за резерв постоянного места. Иногда это может “вылетать” в круглую сумму.
    3. Уточните, какие интернет-провайдеры есть в выбранном вами здании и во сколько вам обойдутся их услуги.
    4. В первый же день аренды снимите все показания счетчиков и зафиксируйте их в документах.
    5. Убедитесь, что у арендодателя есть право сдавать помещение и тщательно проверьте все его документы.
    6. Пропишите в договоре все возможные расходы – пеню за несвоевременную оплату, процент и частоту повышения арендной ставки и т.д.
    7. Убедитесь, что владелец офиса не против субаренды, если вы снимаете офис как субарендатор.
    8. Снимая квартиру, убедитесь, что она переведена в статус коммерческой недвижимости.

      Помните, что аренда в качестве офиса жилой недвижимости запрещена законом.

    9. Оговорите право первоочередной аренды по истечении срока договора.
    10. Внимательно изучите договор аренды, а еще лучше – проконсультируйтесь с юристом до того, как станете его подписывать.

Итак, теперь вы знаете, как выбрать офис и не стать при этом жертвой недобросовестного арендодателя. Напоследок, рекомендуем пообщаться с другими владельцами офисов в этом здании и расспросить у них о возможных “подводных камнях” аренды. Так вы получите более подробную картину о грядущей сделке.

Источник: https://dominfo.by/article/stati/kak-vybrat-ofis

ИП Информ
Добавить комментарий