Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Содержание
  1. Вся правда о бухгалтерском аутсорсинге (развенчиваем мифы)
  2. Уловки бухгалтерских компаний
  3. 1. Качественный бухгалтерский аутсорсинг может предоставляться только специализированной бухгалтерской организацией по официальному договору
  4. 2. Снижение расходов на содержание собственной бухгалтерии
  5. 3. Вы имеете возможность воспользоваться услугами и помощью любого сотрудника компании
  6. 4. Сотрудники имеют большой опыт работы с вашим видом деятельности
  7. 5. Нет необходимости заниматься поиском нового бухгалтера после ухода предыдущего в декрет или увольнения
  8. 6. Налоговая оптимизация и минимизация с учетом специфики вашей деятельности
  9. 7. Уменьшаете налогооблагаемую прибыль на стоимость бухгалтерского аутсорсинга. 
  10. 8. Каждому нашему заказчику мы выделяем персонального главного бухгалтера
  11. 9. Наша компания застраховала свою деятельность на серьезную сумму
  12. Так что же, нельзя отдавать ведение бухгалтерский аутсорсинг в руки бухгалтерских компаний?
  13. Как вести бухгалтерию 140 компаний на аутсорсинге – «Жажда» – бизнес-журнал
  14. Рентабельность и финансовая эффективность
  15. Формирование команды
  16. Система управления: методы, приемы, техники
  17. Особенности конкурентной среды и работа с клиентами
  18. Достижения, результаты, планы развития
  19. Компания «Би-Консалтинг» в цифрах и фактах

Вся правда о бухгалтерском аутсорсинге (развенчиваем мифы)

Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Татьяна Никанорова

28.07.2016

Несомненно, вы уже читали много статей, написанных грамотными специалистами, почему стоит отдать ведение вашей бухгалтерии в надежные руки бухгалтерской компании. Настало время развенчать мифы!

Уловки бухгалтерских компаний

Бухгалтерский аутсорсинг — передача отдельных участков или бухгалтерии целиком для обслуживания специализированной бухгалтерской компанией.

Не будем далеко ходить, откроем Интернет, наберем в поисковой системе «бухгалтерский аутсорсинг» и получим список бухгалтерских компаний, оказывающих такие услуги. Каждая компания считает своим долгом рассказать нам о преимуществах бухгалтерского аутсорсинга. Вот основные аргументы:

  1. Качественный бухгалтерский аутсорсинг может предоставляться только специализированной бухгалтерской организацией по официальному договору.
  2. Снижение расходов на содержание собственной бухгалтерии за счет отсутствия:
    • заработной платы сотрудников бухгалтерии;
    • налогов с зарплаты (Взносы в фонды 30.2%, НДФЛ — 13%);
    • пособий, отпускных, больничных;
    • необходимости повышать квалификацию бухгалтера;
    • затрат на покупку специальной бухгалтерской программы и ее регулярного обновления;
    • иных расходов.
  3. Вы имеете возможность воспользоваться услугами и помощью любого сотрудника компании.
  4. Сотрудники имеют большой опыт работы с налоговыми органами.
  5. Нет необходимости заниматься поиском нового бухгалтера после ухода предыдущего в декрет или увольнение.
  6. Налоговая оптимизация и минимизация с учетом специфики вашей деятельности.
  7. Уменьшение налогооблагаемой прибыли на стоимость бухгалтерского аутсорсинга. Учитываете данные расходы при расчете НДС.
  8. Каждому нашему заказчику мы выделяем персонального главного бухгалтера. 
  9. Наша компания застраховала свою деятельность на серьезную сумму.
  10. В нашей компании внедрена система менеджмента качества.

Что же кроется за всем этим?

1. Качественный бухгалтерский аутсорсинг может предоставляться только специализированной бухгалтерской организацией по официальному договору

Качество аутсорсинга зависит не столько от бухгалтерской компании, сколько от сотрудников, там работающих. Если качественный аутсорсинг заявляется как преимущество перед частным бухгалтером, вас вроде бы заставляют поверить, что частный бухгалтер на аутсорсинге будет работать некачественно.

Утверждение, как минимум, спорное. Иной раз все оказывается наоборот: частный бухгалтер имеет намного больше возможностей лично уделить внимание и понять ситуацию, нежели большая бухгалтерская компания.

Определите для себя важные критерии качества аутсорсинга и проверьте выбранную компанию или бухгалтера на соответствие им.

2. Снижение расходов на содержание собственной бухгалтерии

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг все расходы, которые раньше компания платила самостоятельно, теперь несет бухгалтерская организация.

 Неужто есть еще человек, способный верить, что она не компенсирует их за счет клиента? Более того, цена услуги включает также аренду офиса (частный бухгалтер обычно работает на дому), затраты на телефон, интернет (бухгалтер обычно забывает предъявить эти расходы работодателю), зарплату других сотрудников (курьеры, секретари, всевозможные начальники, дирекция), прибыль (доход учредителей). Таким образом, бухгалтерский аутсорсинг такого же качества не может быть дешевле частного бухгалтера.

3. Вы имеете возможность воспользоваться услугами и помощью любого сотрудника компании

Бухгалтерские, юридические и аудиторские компании часто состоят в одной холдинговой структуре. Несмотря на то, что все они принадлежат одному владельцу, перед сотрудниками поставлены различные цели и задачи.

 Разные отделы, разные начальники, разный доход, системы оплаты труда, системы мотивации. Вряд ли аудитор соседней компании будет бескорыстно помогать вашему бухгалтеру. А бухгалтер, который на аутсорсинге ведет еще 100 организаций, вряд ли найдет время помогать аудитору из соседнего отдела.

Любая квалифицированная помощь в бухгалтерском аутсорсинге оказывается только за деньги.

4. Сотрудники имеют большой опыт работы с вашим видом деятельности

Откуда гарантия, что именно такой опыт будет у Вашего главбуха? Вы же не проверяете резюме обслуживающего главбуха перед подписанием договора в компанией. Убедитесь, что ваш обслуживающий бухгалтер умеет работать с вашим видом деятельности. Да и вообще умеет работать.

5. Нет необходимости заниматься поиском нового бухгалтера после ухода предыдущего в декрет или увольнения

Зато таким поиском озадачивается обслуживающая бухгалтерская компания. В случае декрета или увольнения бухгалтера, который вас ведет, вас передадут другому. И ему заново придется вникать в специфику работы.

6. Налоговая оптимизация и минимизация с учетом специфики вашей деятельности

Законным способом уменьшить налоги сложно, поэтому это стоит очень дорого, а часто обычные бухгалтеры просто не умеют это делать (хотя в резюме все пишут, что оптимизировали налоги).

В рамках бухгалтерского аутсорсинга налоговое планирование заключается в лучшем случае в своевременном получении от вас правильно оформленных документов.

Если вам нужно именно уменьшение налогов, это стоит обсуждать с грамотными налоговыми консультантами, которые на этом специализируются.

7. Уменьшаете налогооблагаемую прибыль на стоимость бухгалтерского аутсорсинга. 

Да, это правда. Вы можете смело оплачивать услуги бухгалтерского аутсорсинга в “белую” без дополнительного напряга, в то время как с зарплаты бухгалтера придется уплатить кучу налогов и сдать кучу отчетов в фонды.

8. Каждому нашему заказчику мы выделяем персонального главного бухгалтера

Это обычная практика в любой бухгалтерской компании. При знакомстве с бухгалтерской организацией просите, чтобы вам показали вашего главбуха. Посмотрите на его внешний вид. Насколько он устал, насколько он внимателен.

 Если он измучен, изнурен, глаза потухшие, одежда неопрятная, вполне возможно, что этот человек ведет 100 фирм и вы ему в качестве 101 совсем не нужны.

 Если он доброжелателен и приветлив, значит, скорее всего, ему нравится работа, и вы попадете в хорошие руки.

9. Наша компания застраховала свою деятельность на серьезную сумму

Если компания заявляет о страховке, попросите предоставить вам копию полиса с указанным в ней страховым возмещением и застрахованными рисками.

Недавно мы озаботились страхованием бухгалтерской ответственности, и обнаружили, что многие известнейшие страховые компании не страхуют самый главный риск — несдачу отчетности.

 Однако, следует понимать, что страхование бухгалтерского аутсорсинга не обязательно, а отсутствие такой страховки не означает, что компания плохая.

Так что же, нельзя отдавать ведение бухгалтерский аутсорсинг в руки бухгалтерских компаний?

Можно, а часто даже и нужно! Если у вас небольшая компания, и нет смысла держать главного бухгалтера в штате, бухгалтерский аутсорсинг вам будет выгоден и полезен. Только выбирать компанию нужно с умом, такую, которой вы доверяете. С учетом, конечно же, всего вышенаписанного.
 

Источник: https://www.profdelo.com/blog/29-vsya-pravda-o-bukhgalterskom-autsorsinge-razvenchivaem-mify

Как вести бухгалтерию 140 компаний на аутсорсинге – «Жажда» – бизнес-журнал

Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Идея создания бизнеса родилась у Майи еще в 90-х, когда она начала работать в сфере бухгалтерии. В 1991 году после специализированных трехмесячных курсов будущая руководительница проекта «Би-Консалтинг» заняла должность главного бухгалтера на небольшом предприятии. Во время учебы стало понятно, что бухгалтерия может быть очень интересным делом и стоит заниматься ею и дальше.

Карьера начиналась с очень интенсивной профессиональной деятельности. После 6 месяцев работы она подыскала себе еще одно место трудоустройства, а в конце первого года работы бухгалтером предоставляла свои услуги 5 разным компаниям. Однако все это не совсем соответствовало интересам и приоритетам молодой амбициозной женщины – она стремилась к реализации новых идей и проектов.

На тот момент уже начала зарождаться идея создания бухгалтерской компании, работающей одновременно на несколько организаций и являющейся независимым предприятием. С опытом приходило стратегическое видение развития бизнеса – рассматривались возможности распределения обязанностей будущих сотрудников и организации работы компании. Так идея постепенно оформлялась в конкретный бизнес-план.

Однако на тот момент для открытия собственной компании возможности еще не было. На разных этапах своей жизни будущая предпринимательница занимала должности главного бухгалтера и финансового директора в пищевом холдинге. В 2000 году возможности и желания наконец совпали, и собственная бухгалтерская компания была создана.

Бизнес оказания услуг не капиталоемкий, поэтому стартовый капитал был немногим больше 50 тысяч рублей. Даже в то время эта сумма была вполне доступна. Но довольно долгое время прибыль компании приходилось вкладывать в развитие – приобретение программ, информационных систем, систем безопасности, компьютерной и серверной техники.

Майя Зиновьева: «Первые клиенты очень плохо разбирались в принципах привлечения компании-аутсорсера, много вещей приходилось разъяснять по пунктам, что-то корректировать в процессе.

Но бизнес есть бизнес – если ты хочешь быть эффективным, приходится учиться и учить других. Сначала я работала как индивидуальный предприниматель, потом появилась возможность оформления юридического лица. Со мной вместе над проектом трудился мой брат Дмитрий.

Так и появилось ООО «Би-Консалтинг» – наше совместное детище, семейное дело, можно сказать».

В то время никто не знал, как вести бизнес по аутсорсингу, фактически Майя создавала собственную систему оказания услуг методом проб и ошибок. А от ошибок в начале пути никто не застрахован.

Майя Зиновьева: «Возникала та или иная ситуация с клиентом – и это находило отражение в следующем договоре, во внутренних правилах для сотрудников. Так, за несколько лет каждая наша ошибка в общении с клиентами и в работе изменяла договор. В итоге мы создали договор на 22 страницах, который отвечает практически на все возможные вопросы клиента. Документ последние 4 года не меняем».

Рентабельность и финансовая эффективность

Если бизнес по бухгалтерскому аутсорсингу выстроен правильно, то на окупаемость можно выйти довольно быстро: примерно за полгода. Сроки окупаемости таких проектов даже более короткие, чем в других видах бизнеса, поскольку работа с клиентами имеет регулярную основу. Например, многие клиенты работают с компанией «Би-Консалтинг» более 15 лет, почти с момента открытия.

Майя Зиновьева: «В начале пути мы о многом не знали, допускали ошибки. Не в самом учете, а в отношениях с клиентами – не могли быстро реагировать на запросы, не договаривались, так сказать, «на берегу» о многих деталях работы.

Как следствие, теряли таких клиентов, а значит, и прибыль.

К 2005 году нам удалось сформировать аудиторию постоянных клиентов, которая обеспечивала прибыльную бесперебойную работу без задержек заработной платы, без долгов поставщикам и с получением стабильной прибыли».

Сейчас у компании «Би-Консалтинг» 140 постоянных клиентов. В периоды отчетности появляются и те, кто обращается только за сдачей отчетности или другими разовыми услугами. Средний чек составляет 7-8 тысяч рублей.

Формирование команды

Специалисты, работающие в компании «Би-Консалтинг», – ценный актив профессиональных знаний и опыта. Однако корпоративная политика компании ориентирована на формирование команды.

Только в ней можно добиться того, что никогда не сможет достичь одинокий специалист. Это и объединенные знания, и поддержка друг друга, и совместное решение сложных проблем.

И, конечно, очень важным фактором является деятельность руководителя как управляющего звена и своеобразной оси, вокруг которой выстраивается структура компании.

Майя Зиновьева: «В самом начале я была единственным специалистом. Первые компании вела сама. На работу принимала только помощников, которые в лучшем случае могли ввести документы в программу.

А по большей части нужны были только для того, чтобы ходить в налоговые органы, банки, забирать и относить документы. Сейчас эти процедуры оцифрованы, с клиентами почти не видимся, даже если находятся недалеко.

Клиент-банк, операторы по электронной отчетности, сканы, облачные программы – о таком в начале бизнеса нам приходилось только мечтать».

Постепенно количество клиентов увеличивалось, компания стала набирать уже квалифицированных бухгалтеров. Но брать уже готовых специалистов оказалось неудачной идеей.

Майя Зиновьева: «Амбиций много, запросы большие, а работа оставляет желать лучшего. Предпочитаю обучать работе главбуха девочек, которые приходили к нам после колледжей или институтов без опыта работы. Из них и получились самые лучшие специалисты. Они работают в нашей дружной команде до сих пор».

Система управления: методы, приемы, техники

В процессе финансового роста и структурирования компании «Би-Консалтинг» была создана особая уникальная система внутренних правил и стандартов, позволяющая работать без сбоев и ошибок, без больничных и отпусков.

В процессе работы компании используются все доступные средства коммуникации – электронная почта, мессенджеры, телефоны – для оперативной связи с клиентами. Задача компании – чтобы клиент не ощущал дискомфорта оттого, что бухгалтер работает удаленно.

«Би-Консалтинг» активно внедряет в работу все доступные в современном мире технические средства: программу и документы в облачных решениях, удаленную работу с банками, автоматизированную отправку отчетности.

Индустрия бухгалтерского учета стала высокотехнологичной отраслью. И, конечно, это требует от руководителя навыков и знаний в автоматизации. Все еще часто изменяющееся законодательство заставляет держать руку на пульсе – нельзя и месяца пропустить без отслеживания изменений в документах на самых разных уровнях.

Так что руководитель бухгалтерской компании просто обязан быть и бухгалтером, и специалистом по налогам, и юристом, и программистом, и IT-специалистом, и знаниевым работником.

И, конечно, имеет значение выбор специальных техник и методов управления, поиск собственного оптимального пути взаимодействия с командой сотрудников.

Майя Зиновьева: «Мне кажется, фишка у меня одна – учитывать способности и потребности каждого работника. Это создает атмосферу доверия в организации и возможности для каждого сотрудника реализоваться внутри компании.

Ну и, конечно, поддержка коллег. Работать должно быть приятно и легко, необходимо видеть результаты своей деятельности, понимать, что ты делаешь и как это связано с работой других. Тогда и эффективность вырастет».

Особенности конкурентной среды и работа с клиентами

Когда «Би-Консалтинг» начинала работать как компания, предоставляющая услуги бухгалтерского аутсорсинга, то конкурентов в этой сфере практически не было. И это было крайне трудная задача – работать в среде, где нет предложения, а значит, и спроса.

Сейчас на рынке прямо противоположенная проблема – слишком много компаний, и далеко не все оказывают качественные услуги. И, как следствие, формируется плохая репутация бухгалтерского аутсорсинга в принципе.

Теперь одна из главных задач маркетингового продвижения – не объяснять, что такое бухгалтерская компания, а доказывать, что услуги «Би-Консалтинг» принципиально отличаются от остальных.

Аутсорсинг – это особая система работы. Просто нанять главного бухгалтера с опытом, взять документы в офис для ввода в базу – это еще не значит оказать услугу по ведению бухучета.

Работа компании «Би-Консалтинг» заключается в полноценной замене целого бизнес-процесса со всеми вытекающими последствиями: ответственностью, организацией удаленной работы, решением сложных ситуаций с индивидуальным подходом, но и соблюдением законодательства.

Основная «фишка» работы компании – управление активами знаний. Потому что самое ценное – это знания специалистов и знания, полученные в результате богатого опыта работы с самыми разными компаниями.

Специфика рыночной конъюнктуры в отрасли диктует необходимость модернизироваться и постоянно развиваться. В то же время основным фактором является формирование правильных компетенций и накопление делового опыта.

Отрасль развивается медленно, рынок в настоящий момент буквально наводнен маленькими компаниями, которые просто не в состоянии оказать качественную услугу. Отчасти из-за ограниченных ресурсов, но в основном из-за непонимания того, как должен работать аутсорсинг в принципе.

Поэтому появляется большое количество клиентов, недовольных услугами аутсорсеров и вынужденных возвращаться к уже изжившим себя наемным бухгалтерам.

И если крупные компании еще могут позволить себе найти приличного специалиста, то для малого и среднего бизнеса аутсорсинг – это единственное цивилизованное решение организации учета.

Но на этом проблемы развития бухгалтерской компании не заканчиваются. Наряду с отраслевыми сложностями и высокой конкурентностью, одним из главных приоритетов развития является привлечение новых клиентов. Это проблема сложности перехода на аутсорсинг.

Оценить качество бухгалтерских услуг клиент может только со временем, потому что продукт рассчитан на долгосрочную перспективу. К тому же переход на обслуживание в компанию представляется потенциальному клиенту сложной процедурой, хотя в «Би-Консалтинг» свели ее к нескольким часам.

Еще один нюанс работы с компанией-аутсорсером – клиентам достаточно трудно проконтролировать качество получаемых услуг в процессе их предоставления. Ориентироваться можно лишь на окончательный результат.

Майя Зиновьева: «Как узнать, что услуга некачественная? Об этом компания может узнать спустя полгода или год. Да и то, если обнаружат штраф или заблокируют счет. Проконтролировать работу бухгалтера можно, только если сам в ней разбираешься. Но если разбираешься, то зачем тогда нужен аутсорсер? Вот и получается, что приходится просто довериться словам руководителя компании-аутсорсера».

Достижения, результаты, планы развития

Основное достижение компании – создание собственной эффективной системы организации работы. В 2005 году в «Би-Консалтинг» работало 25 человек. Это были и бухгалтеры, и курьеры, и IT-специалисты.

Они обслуживали около 40 компаний. Сейчас в штате 9 человек, включая руководство, а на обслуживании находится 140 компаний.

«Би-Консалтинг» работает без авралов и «ночных посиделок», в спокойном и регулярном режиме.

Однако компания не планирует останавливаться на достигнутом. В планах – дальнейшее расширение географии деятельности. Сейчас география проекта не ограничивается Москвой и Тулой, где расположены офисы компании. Работает «Би-Консалтинг» с компаниями в разных регионах – среди клиентов и Калининград, и Ижевск, и многие другие.

Эффективная и удобная удаленная работа позволяет компании работать качественно на любом расстоянии – вся работа ведется через интернет. Расширению географии мешает, скорее, психологический барьер у самих бизнесменов. Им кажется, что бухгалтерская компания должна быть в шаговой доступности, некоторых пугают значительные расстояния.

Кризис немного замедлил экономическое продвижение компании. Кто-то из клиентов сократил деятельность, кто-то и вовсе ликвидировался. Но «в сухом остатке» (приход новых клиентов за вычетом отвалов) каждый год «Би-Консалтинг» приобретает новых клиентов и наращивает обороты.

Майя Зиновьева: «На самом деле я думаю, что наше развитие возможно не только за счет регионального расширения. Даже в Москве далеко не все компании работают с аутсорсерами, а тем более не получают услуги такого высокого качества, как наши. Что же касается не российского рынка – это, пожалуй, пока не для нас.

Во-первых, мы специализируемся на российском законодательстве. Так что уж скорее готовы видеть среди наших клиентов зарубежные компании, которые работают на территории России, чем будем выходить на рынки других стран. Во-вторых, как бы пафосно это ни звучало, наша миссия – это организация цивилизованного учета для российских компаний.

Хочется, чтобы бизнес в России стал бизнесом мирового уровня».

Компания «Би-Консалтинг» в цифрах и фактах

Год основания

2000 год.

Стартовый капитал

50 тыс. рублей.

Срок окупаемости

6 месяцев.

Оборот на сегодняшний день

12 млн руб.

Рентабельность

Около 30%.

Количество постоянных клиентов

140 компаний.

Средний чек

7-8 тыс. рублей.

Источник: https://zhazhda.biz/cases/bi-konsalting

ИП Информ
Добавить комментарий